Obračunski sistem plačuje račune podjetja organizirano. Cilji tega sistema so pravočasno plačevanje in plačilo pravilnih zneskov ustreznim dobaviteljem. Za nastavitev takega sistema lahko uporabite naslednje korake:
Izberite programsko opremo . Kupite gotov računovodski paket programske opreme, ki vsebuje plačilni modul. Poiščite takšne standardne funkcije, kot je možnost nastavitve standardnih podatkov o plačilih za vsakega dobavitelja, opazovanje dvojnikov računov, izkoristite popuste za predčasno plačilo in opravite elektronska plačila.
Nastavite dobavitelje . V glavno datoteko prodajalca v programsko opremo vnesite imena, naslove, plačilne pogoje in privzete račune stroškov glavne knjige, ki veljajo za vsakega dobavitelja.
Vnesite račune . Vsak račun vnesite v obračunski sistem. To vključuje vnos datuma računa (ne datuma prejema) in plačljivega zneska.
Odobrite račune . Ustvarite sistem, da upravitelji posamično odobrijo vsak račun dobavitelja, ko prispejo, ali pa uporabi negativne odobritve, pri čemer morajo upravitelji obvestiti osebje obveznosti, če plačila ne odobri. V sistem bi lahko vključili sistem upravljanja poteka dela, da bi lahko spremljali stanje odobritev.
Načrtujte plačilo . Opravite poskusni zagon, da iz programske opreme natisnete seznam vseh računov, ki jih je treba plačati, in preverite, ali poročilo vključuje vse račune, ki jih je treba plačati v izbranem časovnem obdobju.
Preizkusite preverjanje . V programski opremi označite vsa odobrena plačila in natisnite serijo čekov za plačilo teh računov. Prepričajte se, da sistem plačuje samo tiste izbrane čeke.
Čeki za podpise . Določite osebo za primarnega podpisnika čeka, drugo osebo pa za nadomestnega podpisnika čekov. Obvestite te ljudi o njihovih dolžnostih pri pregledu varnostne dokumentacije, priložene vsakemu pregledu.
Prejšnji koraki zajemajo osnovna dejanja, ki se nanašajo na to, kako obdelati obveznosti do kupcev po sistemu plačilnih obveznosti. Vanjo je mogoče vključiti naslednje dodatne elemente:
Trosmerno ujemanje . Morda bo potrebno, da bo referent za terjatve ujemal račune dobaviteljev z naročilnicami podjetja in morebitnimi prejemnimi dokumenti. To ujemanje bo morda potrebno za zagotovitev, da podjetje plača samo za pravilno odobrene in prejete predmete.
Poročila o stroških . Vzpostavite sistem, ki od zaposlenih zahteva, da predložijo obrazce poročila o stroških, ki jim priložijo potrdila o vseh kupljenih artiklih. Ta sistem lahko vključuje niz potovalnih pravil, ki urejajo, kateri stroški bodo povrnjeni.
Nabavne kartice . Vzpostavite sistem, po katerem se izbirne kartice izdajo izbranim zaposlenim, ki so pooblaščeni za nakupe s karticami v imenu podjetja. Vključite postopke za pregled izpiskov na kartici zaradi napak in oddajo v celoti pregledanih izpiskov osebju za plačilo v obdelavo.
Morda bo treba tudi dodati sistem nadzora v sistem dolgov, da se zmanjša tveganje za pretirana plačila.
