Nadzor nad terjatvami se zares začne z začetnim ustvarjanjem računa stranke, saj morate med ustvarjanjem terjatev minimizirati več težav, preden boste lahko imeli obsežen nabor nadzora nad tem ključnim sredstvom. Nadzor nato zajema pravilno vzdrževanje terjatev in njihovo odpravo bodisi s plačili strank bodisi z ustvarjanjem dobropisov. Ključni nadzor, ki ga je treba upoštevati, je:
- Pred odpremo zahtevajte odobritev kredita . Če boste naročilo poslali stranki s slabo bonitetno oceno, boste imeli težave z izterjavo terjatev. Zato zahtevajte podpisano odobritev kreditne službe za vsa prodajna naročila nad določenim zneskom dolarja.
- Preverite pogodbene pogoje . Če obstajajo nenavadni plačilni pogoji, jih preverite, preden ustvarite račun. V nasprotnem primeru bodo terjatve vsebovale račune, ki jih kupci nočejo plačati.
- Lektorirani računi . Če račun za velik dolarski znesek vsebuje napako, lahko stranka zadrži plačilo, dokler ne pošljete popravljenega računa. Za ublažitev te težave razmislite o lektoriranju večjih računov.
- Odobrite dobropise . Ljudje, ki imajo dostop do dohodnih plačil strank, lahko prestrežejo dohodno gotovino in nato ustvarijo dobropis, da pokrijejo svoje sledi. Eden od korakov pri preprečevanju te težave je zahtevanje formalne odobritve upravitelja za dobropise, ki jih nato osebje notranje revizije pozneje preveri. Tega nadzora ne dovedite do skrajnosti in za izjemno majhne dobropise potrebujete odobritev - računovodskemu osebju dovolite, da brez odobritve ustvari majhne, samo zato, da očisti majhna preostala stanja na računu.
- Omejite dostop do programske opreme za obračun . Kot smo že omenili, bi lahko nekdo prestregel dohodna plačila strank in krajo skril s kreditnim dobropisom. Dostop do programske opreme za obračun morate zaščititi z geslom, da preprečite nedovoljeno ustvarjanje dobropisov.
- Ločene naloge . Kot smo že omenili, nihče ne bi smel obvladovati dohodnih plačil strank in ustvarjati dobropisov, sicer pa bo lahko vzel denar in pokril svoje sledi s kreditnimi opombami. Zato te naloge dodelite različnim ljudem.
- Preglejte knjigovodske vpise v terjatve . Transakcije terjatev skoraj vedno gredo skozi prodajni dnevnik v računovodski programski opremi, ki ustvarja lastne računovodske postavke. Zato na računu terjatev skoraj nikoli ne bi smelo biti ročnega vpisa v dnevnik. Te vnose natančno preučite.
- Preglejte pakete računov . Ko so računi izpolnjeni, mora biti v datoteki paket, ki vsebuje prodajno naročilo, pooblastilo za kredit, tovorni list in kopijo računa. Uslužbenci notranje revizije bi morali pregledati izbor teh paketov, da preverijo, ali je računovodja pravilno pregledal vso dodatno dokumentacijo in pravilno ustvaril račun.
- Povežite račune z dnevnikom pošiljanja . Možno je, da bodo artikli poslani brez ustreznega računa ali obratno. Za odkrivanje teh situacij naj osebje notranje revizije primerja račune z dnevnikom pošiljanja in razišče morebitne razlike.
- Revidirajte uporabo denarnih prejemkov . Računovodsko osebje lahko napačno uporablja račune denarja za odpiranje računov, morda jih niti ne uporablja na računih pravih strank. Notranje revizijsko osebje naj redno spremlja izbrane denarne prejemke na račune strank, da preveri pravilno uporabo gotovine.
Te postavke predstavljajo osnovne kontrole terjatev. Podjetje s specializiranim sistemom terjatev bo morda moralo uvesti dodatne kontrole ali morda ne bo potrebovalo nekaterih tukaj naštetih postavk.
