V dnevnikih in knjigah so poslovne transakcije zabeležene v računovodskem sistemu. V bistvu se podrobne informacije o posameznih transakcijah shranijo v eni od več možnih revij, medtem ko se informacije v revijah nato povzamejo in prenesejo (ali knjižijo) v knjigo. Postopek napotitve se lahko izvaja pogosto ali pa je lahko tako redek kot konec vsakega obdobja poročanja. Podatki v knjigi so najvišja stopnja združevanja informacij, iz katere se oblikujejo poskusna stanja in računovodski izkazi.
Običajno uporabnik finančnih informacij pregleda podatke na ravni povzetka, shranjene v knjigi, morda z uporabo analize razmerja ali analize trendov, da ugotovi nepravilnosti, ki zahtevajo nadaljnjo preiskavo. Nato se sklicujejo na osnovne informacije v reviji, da bi dobili podrobnosti o tem, kaj sestavljajo informacije v knjigi (kar lahko povzroči še podrobnejšo preiskavo dokazil). Tako lahko informacije iz revij zberemo v glavne knjige, da pripravimo računovodske izkaze, in zberemo, da preiskujemo posamezne transakcije.
Revij je lahko več, od katerih se vsaka običajno ukvarja z obsežnimi področji, kot so nakupne transakcije, prejemki gotovine ali prodajne transakcije. Manj pogoste transakcije, kot so vpisi o amortizaciji, so običajno združene v splošni dnevnik.
Informacije se v revije zapisujejo v kronološkem vrstnem redu po posameznih transakcijah, kar olajša razvrščanje informacij in iskanje posebnih elementov, ki jih uporabniki potrebujejo. Informacije se v knjigi evidentirajo v več računih, ki so običajno razvrščeni v naslednjem vrstnem redu:
Računi sredstev
Računi odgovornosti
Računi lastniškega kapitala
Računi prihodkov
Računi odhodkov
V računalniško podprtem računovodskem sistemu se koncepti dnevnikov in knjig morda niti ne uporabljajo. V manjši organizaciji lahko uporabniki verjamejo, da se vse njihove poslovne transakcije beležijo v glavno knjigo, pri čemer informacije v dnevniku niso shranjene. Podjetja z velikim obsegom transakcij lahko še vedno uporabljajo sisteme, ki zahtevajo ločevanje informacij v revije. Tako so koncepti v računalniškem okolju nekoliko blatni, v ročnem knjigovodstvu pa še vedno držijo.
