Pregled stanja je štetje ročnega inventarja. To pomeni prepoznavanje vsakega predmeta, štetje in seštevanje teh količin po posameznih izdelkih. Obstaja lahko tudi korak preverjanja, kjer se rezultati štetja primerjajo s štetjem inventarnih enot v računalniškem sistemu podjetja. Popis je pogosta zahteva za sistem rednega popisovanja in se lahko zahteva tudi kot del letne revizije podjetja. Skratka, pregled stanja prikaže dokument na ravni povzetka, ki vsebuje seznam količin, ki so na voljo za vsako postavko zaloge v določenem trenutku. Za to so potrebni postopkovni koraki:
Izberite in usposobite ekipe za štetje glede tega, kako izvajati štetje in izpolniti s tem povezane papirje.
Določite prekinitveni čas, po katerem v skladišču ni več dovoljen noben inventar na območju prejema in nobeni predmeti niso odpremljeni. Koristno je, če na dan štetja ni dejavnosti proizvodnje, prejema ali pošiljanja.
Vsaki skupini za štetje dodelite področja odgovornosti za štetje v skladišču.
Vsaki skupini razporedite predhodno oštevilčeno zaporedje oznak štetja in se prijavite v razdeljene obsege števila.
V vsaki skupini za štetje ena oseba identificira in prešteje inventar, druga oseba pa izpolni oznako štetja. Izvirna oznaka je prilepljena na inventar, skupina pa obdrži varnostno kopijo.
Ko vsaka ekipa zaključi s štetjem, vklopi oznake za štetje. Skrbnik oznak štetja preveri, ali manjkajo katere koli oznake, kar bo morda zahtevalo dodatno iskanje za iskanje oznak. Običajno so še vedno pritrjeni na oznake, ki so bile prilepljene na inventar.
Uradnik oznake štetja strne oznake štetja v preglednico, ki se uporablja za ustvarjanje skupnih seštevkov za vsako postavko zaloge. Druga možnost je vnos informacij v bazo podatkov, kar bolje združuje skupne vsote.
Računovodja stroškov primerja nastale informacije z bilancami enot, ki se vzdržujejo v sistemu stalnih evidenc podjetja (ob predpostavki, da jih ima). Če obstajajo velike razlike v obstoječi zbirki podatkov, se skupina za štetje vrne v skladišče, da preveri prvotno štetje.
To je zelo delovno intenziven postopek in lahko zahteva veliko časa nedelovanja v skladišču, zato se podjetja na splošno poskušajo izogniti zalogam v največji možni meri.
Pogostejša oblika popisovanja se imenuje štetje ciklov, ki se zaključi vsak dan. Če podjetje uporablja štetje ciklov, osebje skladišča šteje zaloge v majhnem delu skladišča in podatke o štetju ujema z zapisi v računalniškem sistemu. Če obstajajo napake, jih osebje skladišča popravi in preuči tudi temeljne razloge, zaradi katerih so se napake pojavile. Program aktivnega štetja ciklov bo vsaj izboljšal raven natančnosti evidenc inventarja in morda celo naredil nepotrebno izvajanje fizičnega popisovanja ob koncu meseca.
