Preizkusno stanje je povzetek naštevanja vsote obremenitev ali dobroimetja v vsakem računu. Začetno ali neprilagojeno preskusno stanje običajno uporabljate iz dveh razlogov:
Zagotoviti, da je skupna vsota vseh obremenitev enaka vsoti vseh dobropisov, s čimer se zagotovi uravnoteženost vseh osnovnih transakcij.
Uporabiti kot izhodišče za prilagajanje vnosov, ki bodo informacije v poskusnem stanju uskladili z računovodskim okvirom, kot so splošno sprejeta računovodska načela ali mednarodni standardi računovodskega poročanja.
To neprilagojeno preizkusno stanje lahko vsebuje številne napake, od katerih je le nekaj enostavno opaziti v obliki poročila o preizkusnem stanju. Tu so najpogostejše napake s predlogi, kako jih najti:
Vnosi opravljeni dvakrat . Če se vnos izvede dvakrat, bo poskusno stanje še vedno v ravnotežju, zato to ni dober dokument za iskanje. Namesto tega boste pri tekoči transakciji morda morali počakati, da se težava reši sama od sebe. Na primer, podvojen račun kupcu bo stranka zavrnila, medtem ko bo dvojnik računa dobavitelja (upajmo) med postopkom odobritve računa opazil.
Vnosi sploh niso bili opravljeni . Tega ni mogoče najti na poskusni tehtnici, ker je ni (!). Najbolje je, da vzdržujete kontrolni seznam standardnih vnosov in preverite, ali so vsi opravljeni.
Vnosi na napačen račun . To se lahko pokaže že s hitrim pogledom na preizkusno stanje, saj ga ima račun, ki prej sploh ni imel stanja. V nasprotnem primeru je najboljša oblika popravka preventivna - za vse ponavljajoče se vnose uporabite standardne predloge vnosov v dnevnik.
Obrnjeni vnosi . Vnos za bremenitev se lahko pomotoma zabeleži kot dobropis in obratno. Ta težava je lahko vidna na poskusnem stanju, še posebej, če je vnos dovolj velik, da spremeni znak končnega stanja v obratno od običajnega znaka.
Prenesene številke . Številke v številki so morda zamenjane. To je enostavno najti, saj je osnovni vnos neuravnotežen in ga zato računovodska programska oprema ne bi smela sprejeti. Če se uporablja ročni sistem, je treba vsote vnosov dnevnika primerjati s skupnimi vsotami v preskusnem stanju. Ta številka se nanaša na naslednjo.
Neuravnoteženi vnosi . Ta je naveden zadnji, saj je v računalniškem okolju nemogoče, da morajo biti vnosi uravnoteženi, sicer jih sistem ne bo sprejel. Če uporabljate ročni sistem, bo težava očitna v skupnih stolpcih preskusnega stanja. Vendar je iskanje natančnega vpisa bistveno težje in bo zahtevalo podroben pregled vsakega vpisa ali vsaj skupnih vsot v vseh pomožnih knjigah, ki se uvrstijo v glavno knjigo.
Vsakič, ko odpravite napako, uporabite jasno označen vnos v dnevnik s pripadajočo dokumentacijo, da bo lahko nekdo drug kasneje sledil vašemu delu.
