Snemanje plačil s kreditno kartico vključuje podroben vnos informacij z izpisa s kreditne kartice v računovodski sistem podjetja. Ko obdelovalec kreditne kartice podjetju predloži izpisek kreditne kartice, se podjetju v bistvu predloži velik račun, ki vključuje številne postavke za široko paleto nakupov. Ker je vsebina izpisa lahko tako različna, je računu težko dodeliti eno privzeto kodo za zaračunavanje (kot pri večini drugih dobaviteljev, ki so ponavadi povezani z majhnim obsegom nakupov). Namesto tega morajo uslužbenci za vpise podatkov, ki se plačajo, potiskati vsako od teh izpiskov in ročno dodeliti kode za zaračunavanje vsaki vrstici glede na vrsto izdatkov.Druga možnost je, da te izpiske posredujemo uporabnikom kartic in jih prosimo, da izpolnijo zahtevane podatke, čeprav ta pristop ponavadi zadržuje obdelavo plačil.
Plačilno osebje lahko dobi standardni seznam računov, na katere se dodelijo zaračunani predmeti, saj je vrsta postavk, kupljenih s kreditno kartico, precej pravilna. Primeri najpogosteje kupljenih izdelkov so:
Potovanja in zabava
Pisarniški material
Cena prodanega blaga
Naročnine
Pobot za vnos odhodkov za katero koli od prejšnjih postavk je obračun obveznosti.
Ko je sistem plačil evidentiran, se sčasoma izvede plačilo v znesku, navedenem na izpisku na kreditni kartici (plus ali minus morebitne prilagoditve), pri čemer je bremenitev na računu obveznosti in dobroimetje na gotovinskem računu. Nato se nakazilo odstrani iz izpiska, priloži čeku in pošlje obdelovalcu kreditne kartice. Plačilno osebje nato na preostali del izpiska kartice priloži ček in ga vloži po mesecih.
Tu omenjeni postopek obračuna kreditne kartice je treba natančno ponoviti vsak mesec. V nasprotnem primeru lahko celo en izpisek kartice vsebuje tako velike stroške, da bi lahko nepravilna obdelava vplivala predvsem na finančne rezultate organizacije.
