Glavna datoteka prodajalca je zbirka velike količine informacij o dobaviteljih podjetja, ki se uporabljajo za plačilo računov dobaviteljev in izdajo naročilnic. Ko ima podjetje celo razmeroma majhno število dobaviteljev, se v glavno datoteko prodajalca postopoma prikrade veliko število napak. Tu je nekaj predlaganih načinov čiščenja datoteke:
Redno tiskajte poročilo za vsakega dobavitelja, ki prikazuje vsa polja, ki se uporabljajo v glavni datoteki prodajalca. V poročilu skenirajte manjkajoče podatke v pomembnejših poljih, kot so davčne številke in identifikacijske številke davkoplačevalcev (TIN).
Natisnite seznam dobaviteljev, razvrščenih po imenih, in poiščite podvojena imena, ki označujejo prisotnost podvojenih zapisov. Določite, katere od teh zapisov želite arhivirati, in jih označite, da jih ne bodo več uporabljali.
Natisnite poročilo, ki prikazuje plačila dobaviteljem v zadnjih dveh letih. Če v tem časovnem obdobju ni bilo nobene dejavnosti, označite povezane glavne datoteke dobavitelja kot arhivirane.
Primerjajte zabeležene identifikacijske številke davkoplačevalcev za najnovejše dobavitelje s programom za ujemanje TIN na spletnem mestu IRS, da preverite, ali so zapisane številke pravilne. Posodobite napačne podatke.
