Koncept ločevanja nalog prepoveduje dodelitev odgovornosti eni osebi za pridobitev premoženja, njihovo skrbništvo in s tem povezano vodenje evidence. Na primer, ena oseba lahko odda naročilo za nakup sredstva, druga oseba pa mora transakcijo evidentirati v računovodskih evidencah. Z ločitvijo nalog je veliko težje storiti goljufijo, saj morata za to sodelovati vsaj dve osebi - kar je veliko manj verjetno, kot če bi bila ena oseba odgovorna za vse vidike računovodske transakcije.
Primeri ločevanja nalog so:
Gotovina . Ena oseba odpre kuverte s čeki, druga pa čeke v računovodskem sistemu. To zmanjšuje tveganje, da bodo čeki odstranjeni iz podjetja in položeni na lastni tekoči račun osebe.
Terjatve . Ena oseba evidentira gotovino, prejeto od strank, druga pa strankam ustvari dobropise. To zmanjšuje tveganje, da bo zaposleni preusmeril dohodno plačilo od stranke in krajo pokril z ustreznim dobropisom na račun te stranke.
Popis . Ena oseba naroči blago pri dobaviteljih, druga pa prijavljeno blago prijavi v računovodski sistem. Tako naročnik preprečuje preusmerjanje dohodnega blaga za lastno uporabo.
Plačilna lista . Ena oseba zbere podatke o bruto plači in neto plači za plačilno listo, druga pa preveri izračune. To uradniku na plačilnih listah preprečuje, da bi umetno povečeval sredstva za nekatere zaposlene ali ustvarjal in plačeval lažne zaposlene.
Težava pri ločitvi nalog je v tem, da je veliko manj učinkovita in bolj zamudna, kot če bi bila ena oseba odgovorna za vse vidike posla. Zato bi morali preučiti kompromis med povečanjem ravni nadzora in zmanjšanjem učinkovitosti, ko se odločite, ali boste na nekaterih področjih izvajali ločitev nalog. Popolnoma mogoče je, da izboljšanje nadzora ne zadošča za izravnavo zmanjšane stopnje učinkovitosti.
Napačna predstava o ločitvi nalog je, da zmanjšuje količino računovodskih napak. To se zgodi samo, če je vnos podatkov podvojen ali če več ljudi medsebojno preverja delo. To ni cilj koncepta ločevanja nalog, ki je namenjen dajanju določenih nalog eni osebi, drugih nalog pa drugi osebi - koncept ni zasnovan za podvajanje nalog, zato verjetno ne bo mogoče zmanjšati računovodskih napak .
Podobni pogoji
Ločitev nalog je znana tudi kot ločitev nalog.
