Postopek prejemanja gotovine je zelo reguliran, ker je naloga obdelave čekov naložena s kontrolami. Potrebni so za zagotovitev, da se čeki pravilno evidentirajo, takoj shranijo in ne ukradejo ali spremenijo kjer koli v postopku. Postopek za obdelavo potrdil o čekih je opisan spodaj:
Evidentirajte čeke in gotovino . Ko prispe vsakodnevna pošta, zapišite vse prejete čeke in gotovino na seznam potrdil o prejemu pošte. Za vsak prejeti ček na obrazcu navedite ime plačnika, številko čeka in plačani znesek. Če je bil račun potrjen z gotovino, navedite ime plačnika, preverite "gotovina?" in plačani znesek. Ko so izpolnjene vse postavke vrstic, vnesite skupno število v polje »Skupni prejemki« na dnu obrazca. Podpišite obrazec in navedite datum prejema čekov in gotovine. Na vsakem prejetem čeku žig "samo za polog" in številko bančnega računa podjetja; zaradi tega nekdo težje izvleče ček in ga položi na kak drug bančni račun.
Terminska plačila . Vstavite vse čeke, gotovino in kopijo seznama potrdil o prejemu v varno poštno torbico. Naj ga ročno dostavijo blagajni v računovodski službi. Blagajna vse predmete v torbici ujema s seznamom potrdil o pregledu poštne sobe, parafira kopijo seznama in kopijo po pošti interoffice vrne v poštno sobo. Nato osebje v poštni sobi vloži parafirano kopijo po datumu.
Na račune uporabite gotovino . Dostopite do računovodske programske opreme, pokličite neplačane račune za zadevno stranko in denar uporabite na računih, navedenih v nasvetu o nakazilih, ki spremlja vsako plačilo od stranke. Če ni nobenega podatka, kateri račun bo knjižen v dobro, zapišite plačilo bodisi na ločenem zadrževalnem računu bodisi kot neuporabljeno, vendar na računu stranke, od katere je prišlo. V slednjem primeru naredite fotokopijo čeka in ga pozneje shranite za namene prijave, da bo ček še vedno mogoče deponirati na trenutni datum.
Zapišite drugo gotovino (neobvezno) . Občasno bo prispelo nekaj gotovine ali čekov, ki niso povezani z neplačanimi terjatvami. Na primer, lahko pride do predplačila s strani stranke ali do vračila pologa. V teh primerih evidentirajte račun v računovodskem sistemu, skupaj z ustrezno dokumentacijo razloga za plačilo.
Položite gotovino . Vse čeke in gotovino zapišite na položnico. Primerjajte vsoto na položnici z zneskom, navedenim na seznamu potrdil o pregledu pošte, in odpravite morebitne razlike. Nato čeke in gotovino shranite v zaklenjeno torbico in jih prenesite v banko.
Ujemanje s potrdilom banke . Po prejemu čekov in gotovine banka izda potrdilo zanje. Nekdo drug ne blagajnik naj to potrdilo primerja z zneskom na položnici in uskladi morebitne razlike. Morda je koristno, da potrdilo spenjate na kopijo položnice in dokumente vložite kot dokaz, da je bil korak ujemanja zaključen.
