Dnevnik drobnih gotovin vsebuje povzetek plačil iz blagajniškega sklada. Skupni zneski v reviji se nato uporabijo kot osnova za vnos revije v glavno knjigo podjetja. V tej knjigi so navedeni drobni izdatki po vrstah stroškov. Tipičen dnevnik drobnega blaga je vnaprej natisnjen obrazec, ki ga morda kupite v trgovini s pisarniškim materialom. Običajno vsebuje od leve proti desni vrstico, v katero vpišete številko kupona, datum kupona in skupni znesek izdatkov, ki so navedeni na kuponu. Nato se obrazec nadaljuje s številnimi dodatnimi stolpci za skupne stroške, kot so:
Zaloge
Obroki
Poštnina
Potni stroški
Drugi stroški
Obrazec lahko vsebuje tudi spravni blok na dnu, na katerem skrbnik blaga navaja standardno stanje denarja, znesek izdatkov, naveden v dnevniku blagajne, in morebitno pomanjkanje ali presežek denarja, ki ustreza dejanskemu preostalemu denarnemu stanju v denarnem skladu. Skrbnik mora parafirati vsak izpolnjen bon.
Postopek, v katerem se uporablja dnevnik blagajne blagajne, je:
Na koncu obračunskega obdobja v blagajno vpišite vse bone. Za vsak bon vnesite številko kupona, datum, skupne izdatke in vrsto stroškov.
Na dnu obrazca vnesite skupne seštevke za vse številčne stolpce.
Izpolnite spravni blok in navedite morebitno pomanjkanje ali presežek denarja.
Vse kupone spenjajte na zadnji strani revije.
Posredujte paket uradniku glavne knjige.
Uradnik glavne knjige ustvari zapisnik, ki zmanjša stanje drobnega denarja za celotne izdatke, navedene na dnu obrazca, in evidentira stroške za različne stroške na obrazcu, za katerega so bili opravljeni vpisi.
Uradnik glavne knjige pošlje revijo blagajni, ki skrbniku blagajne zagotovi denar za dopolnitev in s tem obnovi stanje blagajne na prvotno določeno raven.
Po končanem obdobju uporabe se dnevnik blagajniškega blaga arhivira v skladu s politiko uničevanja dokumentov podjetja.
