Obdelava plačilnih listov lahko povzroči napake na več mestih, kar zahteva podroben postopek, ki vključuje tudi več kontrol. S tem postopkom lahko zagotovimo, da se plačilne liste dosledno obravnavajo ponavljajoče se. Dejanski tok postopka se lahko nekoliko razlikuje od spodnjih korakov, saj lahko obstajajo razlike, povezane z uporabo ročnih, računalniških ali zunanjih izvajalcev rešitev za obdelavo plač. Najverjetnejša različica postopka, vključno z odgovornostmi in osnovnim nadzorom, sledi:
Posodobite glavno datoteko zaposlenega . Službenik za plače prejme obvestilo o spremembah informacij o zaposlenih, ki vplivajo na obdelavo plačilnih listov, na primer o zadržanju oprostitev in spremembi plačne stopnje. S temi spremembami posodobite glavno datoteko zaposlenega v programski opremi za plače.
Nastavite plačilno obdobje . Preverite, ali je modul za izplačane plače nastavljen za pravilno plačilno obdobje.
Vnesite čas dela . V sistem plač vnesite količino rednega in nadurnega dela vsakega zaposlenega. Če podjetje ročno izračuna plačilno listo, potem ta in naslednji korak nista potrebna. Če podjetje za sestavljanje svojih podatkov o merjenju časa uporablja računalniške ure, potem jih je mogoče prenesti neposredno v programsko opremo za izplačilo plač.
Vnesite ročna plačila . Vnesite zneske morebitnih ročnih plačil, ki še niso zabeleženi v sistemu plačil. To so lahko prilagoditve plač iz prejšnjih obdobij ali plačila, povezana z začetnim najemom ali odpovedjo zaposlenih.
Izračunajte odpravnino . Ročno izračunajte znesek, ki ga je treba plačati zaposlenemu, ki je zapustil podjetje, vključno z neizkoriščenim dopustom in odpravninami. To običajno vključuje samo tiste zaposlene, ki so prostovoljno zapustili podjetje, saj so za prisilne odpovedi potrebna skoraj takojšnja plačila, ki običajno ne spadajo v običajno obdobje obdelave plač.
Spremeni odbitke . Vnesite kakršne koli spremembe standardnih odbitkov od plač zaposlenih, na primer za zdravstveno zavarovanje, zaloge in dobrodelne prispevke.
Izračunajte plačilo . Programska oprema naj obdela vse izračune plač za to obdobje. Če podjetje ročno izračuna plačo, potem za določitev ustreznega zneska davčnih odtegljajev uporabite davčne tabele, ki jih predložijo zvezne in zvezne vlade.
Pregled poročil . Če se izračuni izplačil izplačujejo zunanjim izvajalcem ali uporabljajo programsko opremo za izplačilo plač, natisnite naslednja poročila in preglejte osnovne transakcije, če so napak. Znova obdelujte plačilne liste, dokler te težave ne bodo odpravljene.
Poročilo o negativnih odbitkih (lahko kaže na napako pri vnosu podatkov ali goljufijo)
Poročilo o negativnih davkih (lahko kaže na napako pri vnosu podatkov ali goljufijo)
Predhodni plačilni register (ključni dokument, ki se uporablja za iskanje napak)
Razvrščen seznam izplačanih plač (osredotočite se na pretirano visoke ali nizke plače, da ugotovite potencialno netočne opravljene ure ali stopnje plač)
Trend vrstice odhodkov za plače po oddelkih (lahko pomeni, da se plače zaračunavajo napačnemu oddelku)
Izdaja plačil . Ko analiza poročil ne pokaže nadaljnjih napak, obdelajte plačila zaposlenim.
Poročila o upravljanju z izdajami (neobvezno) . Izdajte poročila o plačilnih listah vodstvu, ki so povezana s pravkar izpolnjenimi plačilnimi listami. Primeri takih poročil so trendna linija nadur zaposlenih in trendna linija odškodnin po oddelkih.
Varnostno kopirajte podatke . Ko je plačilna lista izpolnjena, varnostno kopirajte podatke, povezane z njo. Če je obdelava izplačil izplačana zunanjim izvajalcem, to opravi dobavitelj. Če uporabljate lastno programsko opremo, podatke arhivirajte. Če uporabljate ročni sistem, shranite plačilni register v zaklenjeno shrambo.
Zakleni obdobje . Zaprite plačilno obdobje v modulu plačilnega lista za ravnokar zaključeno obdobje, da preprečite nepooblaščene spremembe. To je v bistvu enako kot 2. korak; z zaklepanjem plačilnega obdobja preidemo naprej na naslednje plačilno obdobje.
Davki na depozite . Vplačajte davke na izplačane plače in preverite njihov prenos vladi. Če je podjetje obdelavo obračuna plač oddalo v zunanje izvajanje, ta korak opravi dobavitelj.
Shranite časovnice . Položite časovne kartice blizu oddelka za plače. Povsem možno je, da bodo zaposleni dvomili o svojem plačilu, v tem primeru pa naj bodo najnovejše časovne kartice lahko dostopne za pregled. Po mesecu ali dveh lahko časovne kartice premaknete na dolgoročno shranjevanje.
Raziščite napake . Če obstajajo težave pri obdelavi plačil, bodite prepričani, da jih bodo zaposleni našli! Raziščite vse napake pri transakcijah in sprožite spremembe, da ublažite njihovo nadaljnje pojavljanje. To lahko vključuje spremembo postopkov ali uvedbo novega nadzora.
