Knjiga prodaje je podrobna razčlenitev opravljenih prodaj, predstavljena v časovnem zaporedju. Vsebuje lahko tudi izdane kredite, ki zmanjšujejo obseg prodaje, morda za izdelke, ki jih kupci vrnejo. Informacije v prodajni knjigi so lahko precej podrobne, vključno z elementi, kot so datum prodaje, številka računa, ime stranke, prodani predmeti, zneski prodaje, zaračunani tovor, prometni davki, davek na dodano vrednost in drugo.
Podatki v prodajni knjigi se periodično povzemajo in nato zbrani zneski knjižijo na prodajne račune v glavni knjigi. Ta objava je lahko tako redka kot konec vsakega meseca (kot del zaključnega postopka ob koncu meseca) ali celo vsak dan. Podatki na ravni podrobnosti v prodajni knjigi so ločeni od glavne knjige, da ne bi bila preobremenjena s preveč informacijami.
Sledijo primeri uporabe prodajne knjige:
Računovodski izkazi . Knjiga prodaje je glavni vir za prodajni podatek, ki je prikazan na vrhu izkaza poslovnega izida.
Raziskave . Če nekdo želi raziskati prodajno težavo, običajno začne z analizo na visoki ravni v glavni knjigi, kot je analiza linij trendov, nato pa preklopi na prodajno knjigo, da ugotovi podrobnosti, kaj natančno se je zgodilo.
Revizija . Revizor bo verjetno želel zagotoviti, da je skupni znesek prodaje, naveden v računovodskih izkazih podjetja, pravilen in bo to preučil s preučitvijo izbora računov, navedenih v prodajni knjigi, ki vsebujejo to prodajno številko.
Prvotno je bila prodajna knjiga ročno vzdrževana, knjiženja v glavni knjigi pa so se izpolnjevala tudi ročno. S pojavom računalniških računovodskih sistemov ni vedno očitno, da obstaja prodajna knjiga, saj uporabnik preprosto išče določeno številko računa, časovno obdobje ali znesek in nikoli ne ugotovi, da ima dostop do tistega, kar se je včasih imenovalo knjigo prodaje. Tako se izraz uporablja manj pogosto kot prej.
