Glavna knjiga je glavni sklop računov, ki povzema vse transakcije, ki se zgodijo znotraj podjetja. Obstaja lahko pomožni nabor knjig, ki so povzeti v glavno knjigo. Glavna knjiga se nato uporablja za združevanje informacij v računovodske izkaze podjetja; to lahko storimo samodejno z računovodsko programsko opremo ali z ročnim sestavljanjem računovodskih izkazov iz informacij v poročilu o poskusnem stanju (kar je povzetek končnih stanj v glavni knjigi).
Glavna knjiga vsebuje vpis v breme in dobroimetje za vsako transakcijo, zabeleženo v njej, tako da se mora skupni znesek vseh obremenitev v glavni knjigi vedno ujemati s seštevkom vseh dobropisov. Če se ne ujemata, naj bi bila glavna knjiga v neravnovesju in jo je treba popraviti, preden je iz nje mogoče sestaviti zanesljive računovodske izkaze.
Glavna knjiga je sestavljena iz vseh posameznih računov, ki so potrebni za evidentiranje poslov, sredstev, obveznosti, kapitala, prihodkov, odhodkov, dobička in izgub. V večini primerov se podrobni posli evidentirajo neposredno na teh računih glavne knjige. V nekaterih primerih, ko bi obseg transakcij preglasil vodenje evidence v glavni knjigi, se transakcije premaknejo na podrejeno knjigo, od katere se na nadzornem računu v glavni knjigi evidentirajo samo skupni zneski računov. V slednjem primeru se mora oseba, ki raziskuje težavo v računovodskih izkazih, obrniti na hčerinsko knjigo, da poišče informacije o prvotni transakciji. Glavna knjiga se običajno natisne in shrani v knjigi organizacije ob koncu leta, ki služi kot letni arhiv njenih poslovnih transakcij.
Računom glavne knjige se dodelijo enolične identifikacijske številke računov. Te številke se lahko gibljejo od preproste trimestne kode do bolj zapletene različice, ki identificira posamezne oddelke in podružnice. Številke računov v glavni knjigi so običajno konfigurirane tako, da so vsi računi, ki so povzeti v bilanci stanja, navedeni pred vsemi računi, ki so povzeti v izkazu poslovnega izida.
Podobni pogoji
Glavna knjiga je znana tudi kot knjiga končnega vpisa.
