Mehko zapiranje je opredeljeno kot zapiranje knjig po skrajšanem postopku zapiranja. Računovodja lahko z mehkim zapiranjem zelo hitro izda računovodske izkaze in se nato vrne k običajnim vsakodnevnim dejavnostim. Ta povečana hitrost zapiranja ima svojo ceno, saj se natančnost računovodskih izkazov zmanjša zaradi različnih časovnih razmejitev prihodkov in odhodkov, ki so običajno vključene v bolj celovit zaključek. To pomeni, da so lahko rezultati, sporočeni z mehkim zapiranjem, bistveno netočni. Lahko pa imajo bolj spremenljive rezultate iz meseca v mesec, ker se časovne razmejitve ne uporabljajo za poravnavo poročanih rezultatov v več poročevalnih obdobjih.
Zmanjšana stopnja natančnosti naredi mehko približevanje nepraktično za pregledane ali revidirane računovodske izkaze, ki jih berejo tujci. Vendar je morda povsem sprejemljivo, da se mehko zapiranje uporablja za notranje poslovodsko poročanje, kadar popolna natančnost ni povsem potrebna. Zato je smiseln kompromis uporaba temeljitejšega postopka zaključevanja, kadar je za uporabo tujcev potreben popoln sklop računovodskih izkazov (na primer ob koncu leta) in mehko zaključevanje za vse druge mesece.
Računovodski izkazi javne družbe so najbolj natančno preučeni, s pregledi ob koncu treh četrtletij in popolno revizijo ob koncu leta. To pomeni, da lahko mehko zapiranje še vedno uporabljate še osem mesecev v letu. Tako lahko celo javno podjetje izkoristi dve tretjini časa.
Koraki, ki se med mehkim zapiranjem pogosto preskočijo, vključujejo:
Časovne razmejitve
Časovne razmejitve
Izločitve med podjetji
Dodelitev splošnih stroškov
Število fizičnega inventarja
Poravnave računov
Rezervirajte posodobitve računa
Ključni preostali koraki, ki so še potrebni za tiho zapiranje, so:
Računi strank
Pasivne časovne razmejitve
Preiskovanje nepravilnosti zalog (če je stanje zalog veliko)
Napaka pri preverjanju računovodskih izkazov
Če so poslovni rezultati še posebej dovzetni za katero koli postavko, ki je bila odstranjena s kontrolnega seznama za mehko zapiranje, jo vsekakor dodajte nazaj. Če so na primer razlike v plačah velike, razmislite o izračunu in obračunavanju vsak mesec , ne glede na vrsto zapiranja, ki ga organizacija uporablja. To zahteva več časa, vendar ima za posledico natančnejše računovodske izkaze.
