Pogosto vprašanje je, ali obstaja kakšna razlika med računovodstvom in knjigovodstvom. Bistvene razlike med obema funkcijama so:
Računovodja ima več odgovornosti kot knjigovodja.
Knjigovodja običajno poroča računovodji.
Računovodja je bistveno bolj usposobljen kot knjigovodja.
Knjigovodja je v veliki meri osredotočena na beleženje transakcij, medtem ko se računovodja ukvarja s precej širšim spektrom dejavnosti.
Računovodja se ukvarja z več analizami kot knjigovodja.
Računovodja oblikuje računovodske sisteme, kar ni knjigovodska naloga.
Računovodja je lahko CPA, knjigovodja pa verjetno ne izpolnjuje pogojev za to.
Knjigovodstvo je v bistvu podskupina večje teme računovodstva. Knjigovodstvo je evidentiranje osnovnih računovodskih transakcij, kot so:
Izdajanje računov strankam
Evidentiranje računov dobaviteljev
Evidentiranje prejemkov gotovine od strank
Plačilni dobavitelji
Evidentiranje sprememb zalog
Obdelava plačilnih listov
Obdelava transakcij z drobnimi gotovinami
Te transakcije so mehanske narave; to pomeni, da knjigovodja ponavlja določene postopke za ponavljanje, da beleži skupno dejavnost. Te pogoste knjigovodske naloge popolnoma ustrezajo računovodskim potrebam majhnega podjetja.
Knjigovodja bi lahko sestavljala računovodske izkaze iz pravkar opisanih transakcij. Vendar bi bili ti računovodski izkazi do neke mere napačni, ker ne bi vključevali naslednjih dodatnih ukrepov, ki jih računovodja običajno opravi:
Obračunavanje ali razmejitev stroškov
Nabiranje ali razmejitev prihodkov
Širše računovodsko področje vključuje uporabo teh časovnih razmejitev. Poleg tega računovodstvo zajema naslednje dejavnosti:
Izdelava kontnega načrta
Vzpostavitev glavne knjige
Oblikovanje računovodskih izkazov
Izdajanje prilagojenih poročil o upravljanju za reševanje določenih težav
Spreminjanje razvrstitve ali evidentiranja transakcij v skladu z določenimi računovodskimi standardi
Ustvarjanje proračuna in primerjava z dejanskimi rezultati
Sestavljanje davčnih napovedi iz finančnih informacij
Ustvarjanje sklopa kontrol, znotraj katerih deluje finančni sistem
Oblikovanje sistema vodenja evidenc, arhiviranja in uničenja dokumentov
Običajno je vsaj en usposobljen računovodja, odgovoren za računovodsko poslovanje srednjega do velikega podjetja, ki določi postopke, ki jih nato sledi večje število knjigovodjev.
Med pozicijama knjigovodja in računovodje so velike razlike. Vloga knjigovodja je široka, saj ena oseba običajno vodi vse računovodske transakcije za majhno podjetje. Knjigovodja je ponavadi zelo izkušena, vendar je bolj verjetno, da ji primanjkuje formalnega računovodskega usposabljanja. Knjigovodja z veliko mero odgovornosti se lahko imenuje polno knjigovodja. Nasprotno pa je bolj verjetno, da bo računovodja delal izključno na določenem področju, kot so osnovna sredstva ali glavna knjiga, in je bolj verjetno, da bo formalno usposobljen za računovodsko funkcijo. Obstaja tudi poklicna pot za računovodje, ki vodi do delovnih mest pomočnika kontrolorja in kontrolorja.