Obdobje hrambe je število let, ki jih je treba hraniti, preden jih je mogoče uničiti. To obdobje lahko zahteva zakon ali določi na podlagi drugih razlogov, kot so pravna odgovornost, storitve za stranke ali za namene računovodskega poročanja. Ko se obdobje hrambe dokumenta izteče, običajno obstaja standardni postopek za preverjanje, ali je dokument resnično mogoče uničiti, kar daje vodstvu zadnjo priložnost, da dokument prenese v dolgoročno hrambo. Če te možnosti ne izberete, se dokument uniči.
Nekateri dokumenti s posebno zgodovinsko ali pravno vrednostjo se nikoli ne uničijo; to pomeni, da obdobje hrambe ni določeno. Ti dokumenti se običajno hranijo na ločenem stalnem skladišču.
