Podrejena knjiga hrani podrobnosti o kontrolnem računu glavne knjige. Ko so informacije zabeležene v podrejeni knjigi, se občasno povzamejo in objavijo na kontrolnem računu v glavni knjigi, ki se nato uporabi za sestavljanje računovodskih izkazov podjetja. Večina računov v glavni knjigi ni kontrolnih računov; namesto tega se posamezne transakcije evidentirajo neposredno vanje. Pomožne knjige se uporabljajo, kadar obstaja veliko informacij o transakcijah, ki bi lahko natrpale glavno knjigo. Ta položaj se običajno pojavi v podjetjih s precejšnjim obsegom prodaje. Tako v majhnem podjetju ni potrebna hčerinska knjiga.
Pomožno knjigo je mogoče vzpostaviti za skoraj vsak račun glavne knjige. Vendar pa so običajno ustvarjeni samo za območja, na katerih je velik obseg transakcij, kar omejuje njihovo uporabo na nekaj področij. Primeri pomožnih knjig so:
Knjiga obveznosti
Knjiga terjatev
Knjiga osnovnih sredstev
Knjiga zalog
Knjiga nakupov
Kot primer informacij v hčerinski knjigi lahko knjiga zalog vsebuje transakcije o prejemkih na zalogo, premikih zalog na proizvodno dno, pretvorbi v končne izdelke, poročanju o odpadkih in predelavi, odpisih zastarelih zalog in prodaji stranke.
Del postopka zaključka konca obdobja je objava informacij v pomožni knjigi v glavni knjigi. Knjiženje je ponavadi korak ročne obdelave, zato morate preveriti, ali so bile vse pomožne knjige ustrezno izpolnjene in zaprte, preden njihove skupne vsote objavite v glavni knjigi. V nasprotnem primeru nekatere zamudne transakcije morda ne bodo knjižene v glavno knjigo do naslednjega obdobja poročanja.
Če želite raziskati računovodske informacije, ko se uporablja podrejena knjiga, morate iz glavne knjige razvrstiti v ustrezno podrejeno knjigo, kjer so shranjene podrobne informacije.
Pomožnih knjig ni treba postavljati z vidika nadzora ali dostopa do podatkov, saj lahko v boljših računovodskih programskih paketih običajno omejite dostop do posameznih računov.
Podobni pogoji
Pomožna knjiga je znana tudi kot podpostavka ali podračun.
