Prodajalec 1099 je oznaka, navedena v vsakem od zapisov v glavni datoteki prodajalca, ki je del računovodskega programskega paketa. Če dobavitelja določite za prodajalca 1099, bo sistem natisnil obrazec 1099 za dobavitelja kot del serijske obdelave 1099, ki sledi koncu koledarskega leta. Nato podjetje dobavitelju pošlje nastali obrazec 1099, ki naj bi ga dobavitelj uporabil za namene davčne prijave. Programska oprema ne sme natisniti obrazca 1099 za nobenega dobavitelja, za katerega je podjetje izdalo kumulativna plačila za celotno koledarsko leto manj kot 600 USD.
Podjetje izdajatelj pošlje kopijo tega poročila davčni upravi. Namen določitve prodajalca 1099 je zagotoviti, da dobavitelji davčni upravi sporočijo pravi znesek dohodka za namene poročanja o davku od dohodka.
Oznako prodajalca 1099 je treba uporabiti za vsakega dobavitelja, ki ima naslednje značilnosti (to je delni seznam):
Stroški strokovnih storitev
Provizije, plačane nezaposlenim
Pristojbine, plačane neodvisnim izvajalcem
Davčne obrobne ugodnosti za nezaposlene
Direktorski honorar
Ribe, kupljene za gotovino
Plačila z zlatim padalom
Na splošno je ta oznaka za dobavitelja, ki ni družba.
Najboljša praksa za določitev prodajalca 1099 je, da vsi dobavitelji pred plačilom izpolnijo in predložijo obrazec W-9, zahtevo za identifikacijsko številko davčnega zavezanca in potrdilo. Nato lahko iz obrazca W-9 ugotovite, kakšna naj bo ustrezna oznaka.
Prav tako je dobra praksa, da se obrazec W-9 vsako leto posodablja, tako da imate še naprej v evidenci najnovejši poštni naslov za vsakega dobavitelja. S tem vas vedno opozori na kakršne koli organizacijske spremembe dobavitelja; to je koristno za posodobitev zastavice 1099 v računovodski programski opremi.
