Opredelitev predplačniških stroškov
Predplačniški odhodek je odhodek, plačan v enem obračunskem obdobju, za katerega pa se osnovno sredstvo porabi šele v prihodnjem obdobju. Ko se sredstvo na koncu porabi, se bremeni za stroške. Če se porabi v več obdobjih, lahko nastane vrsta ustreznih stroškov.
Predplačniški stroški se v bilanci stanja organizacije vodijo kot kratkoročna sredstva, dokler se ne porabijo. Razlog za trenutno določitev sredstev je, da se večina predplačniških sredstev porabi v nekaj mesecih od začetnega evidentiranja. Če vnaprej plačanih stroškov verjetno ne bi porabili v naslednjem letu, bi bili v bilanci stanja razvrščeni kot dolgoročno sredstvo (redkost).
Primer predplačniških stroškov je zavarovanje, ki se pogosto plača vnaprej za več prihodnjih obdobij; podjetje te odhodke sprva evidentira kot predplačniške stroške (sredstvo), nato pa jih v obdobju uporabe zaračuna odhodkom. Druga postavka, ki jo pogosto najdemo v računu predplačniških stroškov, je predplačniška najemnina.
Odhodki se evidentirajo kot predplačniški odhodki, da se bolj priznajo kot odhodki z obdobji, v katerih so dejansko porabljeni. Če podjetje ne bi uporabljalo koncepta predplačil, bi bilo njihovo premoženje kratkoročno nekoliko podcenjeno, prav tako pa tudi dobiček. Koncept predplačil se ne uporablja na podlagi računovodstva po denarnih sredstvih, ki ga običajno uporabljajo manjše organizacije.
Predračunsko računovodstvo
Osnovno obračunavanje vnaprej plačanih stroškov sledi tem korakom:
Po začetnem evidentiranju računa dobavitelja v računovodskem sistemu preverite, ali izdelek izpolnjuje kriterije podjetja za predplačniške stroške (sredstvo).
Če izdelek izpolnjuje merila podjetja, ga naložite na račun predplačil. V nasprotnem primeru zaračunajte zaračunani znesek odhodkom v tekočem obdobju.
Znesek izdatkov zapišite v preglednico za usklajevanje vnaprej plačanih stroškov.
Na koncu obračunskega obdobja določite število obdobij, v katerih se bo postavka amortizirala, in te podatke vnesite v preglednico za usklajevanje. Ta vpis mora vključevati enakomerni znesek amortizacije, ki se bo zaračunal v vsakem od veljavnih obdobij.
Na koncu obračunskega obdobja ustvarite prilagoditveni vnos, ki amortizira vnaprej določeni znesek na najpomembnejši račun odhodkov.
Po končani amortizaciji preverite, ali se vsota v preglednici ujema s celotnim stanjem na računu predplačil. Če ne, jih uskladite in po potrebi prilagodite.
Najboljša praksa je, da manjših izdatkov ne evidentiramo na račun vnaprej plačanih stroškov, saj je za njihovo sledenje sčasoma preveč truda. Namesto tega te manjše zneske zaračunajte odhodkom, kot so nastali. Če želite ta koncept še razširiti, razmislite o zaračunavanju preostalih zneskov na stroške, ko bodo amortizirani do določene najnižje ravni. Oba ukrepa bi morala urejati formalna računovodska usmeritev, ki določa prag, pri katerem se predplačniški stroški bremenijo za odhodke.
Primer predplačniških stroškov
Podjetje plača 60.000 USD vnaprej za zavarovanje odgovornosti direktorjev in častnikov za prihodnje leto. Vpis v reviji je:
