Proces usklajevanja bank vključuje primerjavo notranjih in bančnih evidenc za bančni račun ter po potrebi prilagoditev notranjih evidenc za uskladitev obeh. To se naredi za zagotovitev, da je evidentirano denarno stanje organizacije natančno. Proces usklajevanja bank običajno poteka z modulom za usklajevanje bank v računovodskem programskem paketu. Če predpostavimo, da je temu tako, sledite tem korakom za dokončanje uskladitve bank:
Dostop do bančnih evidenc . Dostopite do spletnega bančnega izpiska, ki ga je banka poslala za denarni račun podjetja (verjetno njegov tekoči račun).
Dostop do programske opreme . Dostopite do modula za usklajevanje bank v računovodski programski opremi.
Posodobite nečiste čeke . Pojdite na oddelek za čeke modula za usklajevanje bank. Sistem bo prikazal seznam nepočiščenih čekov. Ta seznam čekov primerjajte s seznamom čekov, ki so očistili banko, kot je navedeno na bančnem izpisku. V modulu za usklajevanje bank označite vse čeke, ki so banko odobrili. Pojavijo se lahko naslednja vprašanja:
Če so na bančnem izpisku navedeni kakršni koli čeki, ki jih je banka evidentirala kot poravnane, z drugačnimi zneski, kot jih je zabeležilo podjetje, odprite sliko čeka, objavljeno na spletnem mestu banke, da preverite znesek na čeku. Če ga je podjetje zabeležilo napačno, vnesite prilagoditveni vnos, da se znesek čeka uskladi z zneskom, ki ga je zabeležila banka.
Če banka kakršne koli čeke, ki jih je banka evidentirala kot potrjene, nepravilno navede, se obrnite na banko in jim pošljite dokumentacijo o napaki. Ta razlika med evidentiranimi zneski banke in podjetja bo ostala, dokler banka ne prilagodi svojih evidenc. V tem času bo razlika usklajevalni element.
Posodobite pologe v tranzitu . Pojdite na razdelek o vlogah v modulu za usklajevanje bank. Sistem bo prikazal seznam vlog v tranzitu. Ujemajte te vloge s seznamom vlog, ki so odobrile banko, kot je navedeno na bančnem izpisku. V modulu za usklajevanje bank označite vse vloge, ki so odobrile banko. Pojavijo se lahko naslednja vprašanja:
Banka je morda evidentirala nekatere vloge, ki jih družba ni evidentirala. V tem primeru odprite sliko čeka, objavljeno na spletnem mestu banke, da preverite, kdo je izdal ček in znesek. Ta polog zapišite v evidenco podjetja.
Družba je morda evidentirala nekatere vloge, ki jih banka ni evidentirala. Razlog je morda nezadostna sredstva ali pa banka ne sprejema tujih čekov. Te vloge bodo usklajevale postavke, dokler družba ne bo prepričala banke, da jih položi, ali pa bo našla nadomestni način za pretvorbo položenih čekov v gotovino. Prav tako lahko zahteva razveljavitev teh deponiranih predmetov v evidenci podjetja.
Vnesite nove stroške . Kot odhodke v evidenco podjetja vnesite vse postavke stroškov, ki jih je banka evidentirala na računu. Primeri takšnih stroškov so:
Nezadostne pristojbine za sredstva . To je provizija, ki se družbi zaračuna za vse deponirane (ali izdane) čeke, za katere izdajatelj ni imel dovolj sredstev.
Preverite stroške tiskanja . To je provizija, ki se zaračuna, ko podjetje prek banke naroči nove čeke.
Pristojbine za storitve . Banka bo zaračunavala provizije za predmete, kot so obdelava čekov, obdelava depozitov, neposredna plačila depozitov in izdana in prejeta bančna nakazila (znana kot dvig provizije).
Vnesite stanje na banki . V modul za usklajevanje bank vnesite končno stanje gotovine, navedeno na bančnem izpisku.
Pregled sprave . Programska oprema mora zdaj predstaviti kakršno koli razliko v končnem stanju gotovine, ki sta jo zabeležili družba in banka, skupaj z vsemi usklajevalnimi postavkami, kot so neporavnani čeki in vloge v tranzitu. Če ni dokumentacije za usklajevanje brez dokumentov, natisnite uskladitev banke in jo shranite.
Nadaljujte s preiskavo . Če obstaja dokument o usklajevanju brez dokumentov, preglejte pravkar omenjene korake postopka usklajevanja bank. Če še vedno obstaja nedokumentirana varianca, se vrnite na usklajevanje bank za predhodna obdobja in preverite, ali je odstopanje nastalo v prejšnjem obdobju. Če je tako, raziščite prejšnja obdobja, da ugotovite razliko.
Prilagodite za nematerialne predmete . Če je preostala razlika nepomembna, je morda sprejemljivo razliko zabeležiti v poslovnih knjigah podjetja, namesto da bi porabili čas za dodatne preiskovalne dejavnosti.
Glede na količino časa, potrebnega za dokončanje postopka usklajevanja bank, nekatera podjetja skušajo minimalizirati njegov vpliv na zaključni postopek ob koncu obdobja z dnevnim usklajevanjem. S tem so vsi preostali usklajevalni predmeti ob koncu meseca tako majhni, da jih je mogoče dokončati v nekaj minutah.
