Računovodski postopek so tri ločene vrste transakcij, ki se uporabljajo za beleženje poslovnih transakcij v računovodskih evidencah. Te informacije se nato združijo v računovodske izkaze. Vrste transakcij so:
Prva vrsta transakcije je zagotoviti, da so bili vnosi za nazaj iz prejšnjega obdobja dejansko obrnjeni.
Drugo skupino sestavljajo koraki, potrebni za evidentiranje posameznih poslovnih transakcij v računovodskih evidencah.
Tretja skupina je obdelava ob koncu obdobja, potrebna za zaključek knjig in pripravo računovodskih izkazov.
Te tri dele računovodskega postopka bomo obravnavali spodaj.
Začetek obdelave obdobja
Preverite, ali so bile vse transakcije, ki so bile v prejšnjih obdobjih označene kot razveljavitve, dejansko obrnjene. S tem zagotovite, da se transakcije v tekočem obdobju ne evidentirajo dvakrat. Te transakcije so običajno označene kot obratne postavke v računovodski programski opremi, zato mora biti razveljavitev samodejna. Kljub temu preučite računovodske izkaze na začetku obdobja, da preverite razveljavitve. Če zastavica za vzvratno vožnjo ni bila nastavljena, je treba vnos obrniti ročno z uporabo novega vnosa v dnevnik.
Posamezne transakcije
Koraki, potrebni za posamezne transakcije v računovodskem postopku, so:
Določite transakcijo . Najprej določite, za kakšno transakcijo gre. Primeri so nakup blaga od dobaviteljev, prodaja izdelkov kupcem, plačevanje zaposlenih in evidentiranje prejema gotovine od strank.
Pripravite dokument . Za sprožitev transakcije je pogosto treba pripraviti ali priznati poslovni dokument, na primer račun kupcu ali račun dobavitelja.
Prepoznajte račune . Vsaka poslovna transakcija je zabeležena na računu v računovodski zbirki podatkov, kot so prihodki, odhodki, sredstva, obveznosti ali lastniški račun delničarjev. Določite, katere račune je treba uporabiti za beleženje transakcije.
Posnemite transakcijo . Transakcijo vnesite v računovodski sistem. To se naredi z vnosom v dnevnik ali s spletnim standardnim obrazcem za transakcijo (kot se uporablja za evidentiranje denarnih prejemkov glede na odprte terjatve). V slednjem primeru transakcija tvori informacije o zapisu v vnaprej določenem naboru računov (ki jih je mogoče preglasiti).
Ti štirje koraki so del računovodskega procesa, ki se uporablja za beleženje posameznih poslovnih transakcij v računovodskih evidencah.
Obdelava na koncu obdobja
Preostali koraki v računovodskem postopku se uporabijo za združevanje vseh informacij, ustvarjenih v prejšnjih korakih, in njihovo predstavitev v obliki računovodskih izkazov. Koraki so:
Pripravite poskusno tehtnico . Preizkusno stanje je seznam končnih stanj na vseh računih. Skupni znesek vseh obremenitev v poskusnem stanju mora biti enak skupnemu znesku vseh dobropisov; v nasprotnem primeru je prišlo do napake pri vnosu prvotnih transakcij, ki jih je treba raziskati in popraviti.
Prilagodite preskusno ravnovesje . Morda bo treba prilagoditi poskusno bilanco, bodisi za odpravo napak bodisi za oblikovanje pravic različnih vrst, ali za obračun prihodkov ali odhodkov v obdobju.
Pripravite prilagojeno preskusno tehtnico . To je prvotno preizkusno stanje, plus ali minus vse naknadno opravljene prilagoditve.
Pripravite računovodske izkaze . Ustvarite računovodske izkaze iz prilagojenega poskusnega stanja. Postavke sredstev, obveznosti in lastniškega kapitala tvorijo bilanco stanja, postavke odhodkov od prihodkov pa izkaz poslovnega izida.
Zaprite obdobje . To vključuje premik ravnotežij na računih prihodkov in odhodkov v račun zadržanega dobička, tako da ostanejo prazni in pripravljeni za sprejemanje transakcij za naslednje obračunsko obdobje.
Pripravite stanje po zaključku preizkusa . Ta različica poskusnega stanja mora imeti ničelna stanja na računih za vse račune prihodkov in odhodkov.
V resnici bo kateri koli računovodski programski paket samodejno ustvaril vse različice poskusnega stanja in računovodskih izkazov, tako da se bodo dejanski koraki v računovodskem postopku lahko znatno zmanjšali. Namesto tega bodo koraki, uporabljeni v računalniškem okolju, verjetno naslednji:
Pripravite računovodske izkaze . Te informacije samodejno zbere računovodska programska oprema iz glavne knjige.
Zaprite obdobje . Računovodsko osebje zaključi ravnokar zaključeno obračunsko obdobje in odpre novo obračunsko obdobje. S tem preprečite nenamerno vnašanje transakcij tekočega obdobja v predhodno obračunsko obdobje. V podjetju z več oddelki bo morda treba dokončati ta zaključni korak v programski opremi za vsako hčerinsko podjetje.
Podobni pogoji
Računovodski postopek je znan tudi kot računovodski cikel.
