Uslužbenci zbirk lahko obravnavajo ogromno zapadlih računov. V tem primeru upravitelj zbirke potrebuje postopek za standardizirano poslovanje s strankami za reševanje plačilnih težav. Podroben postopek zbiranja je naveden spodaj. Tu omenjeni tok postopka le na splošno predstavlja stopnje interakcije s stranko. Te korake je mogoče premešati, dopolniti ali odpraviti, odvisno od stanja plačila posameznega računa. Koraki so:
Dodelite zapadle račune (neobvezno) . Ko račun zapade v plačilo, ga dodelite prodajalcu za prevzem.
Preverite dovoljene odbitke (neobvezno) . Kupec lahko predloži obrazec s podrobnimi navedbami zahtevka za odbitek v okviru tržnega načrta podjetja. Če je tako, preverite zahtevek pri vodji trženja in ga primerjajte z odbitki, ki jih je prevzela stranka. Če je odbitek mogoče izslediti do dovoljenega odbitka, predložite obrazec za odobritev dobropisa, da izravnate znesek odbitka.
Izdajajte čudovite črke . Uporabite računovodsko programsko opremo za tiskanje čudovitih pisem v določenih intervalih, pri čemer vsaka strankam opozori na zapadle račune. Preglejte črke in izvlecite vse, za katere druge dejavnosti zbiranja že potekajo. Pošljite po pošti ali pošljite druga omamna pisma strankam.
Začnite neposreden stik . Če še vedno obstajajo zapadli računi, pokličite stranke, da se pogovorite o razlogih za neplačilo. Po vsakem klicu zabeležite podrobnosti klica, vključno z datumom, osebo, na katero ste stopili, razloge za zamudo pri plačilu in obljube za plačilo.
Dogovorite se za plačilo (neobvezno) . Če je treba sprejeti daljše plačilno obdobje, dokumentirajte pogoje plačil, ki jih je treba izvesti, pa tudi morebitne obresti in osebna jamstva za plačilo.
Prilagodite kreditno omejitev (neobvezno) . V tem trenutku bi moralo osebje za zbiranje imeti dovolj informacij o finančnem stanju stranke, da jih lahko priporoči kreditnemu osebju, če je naročilo znižanje ali odpoved kreditnega limita stranke. Kreditno osebje je odgovorno za spremembo kreditnega limita - osebje za zbiranje podatkov zagotavlja samo informacije.
Spremljajte plačila po dogovoru o poravnavi (neobvezno) . Če obstajajo posebni načrti plačil, primerjajte načrtovane datume plačil z datumi, ko so dejansko prejeta plačila, in se obrnite na stranke, takoj ko se izkaže, da bodo zamudili načrtovani datum plačila. Ta raven spremljanja je potrebna, da stranke ne zadržujejo plačil.
Oglejte si agencijo za zbiranje . Ko poskusite z vsemi drugimi lastnimi tehnikami zbiranja, prestavite račune na agencijo za zbiranje. Na tej točki mora biti stranka gotovo uvrščena na seznam zadržkov.
Toži stranko (neobvezno) . Če vse druge možnosti niso uspele, se sestanite s pravnim osebjem podjetja, da ugotovite, ali ima podjetje zadostno tožbo proti stranki, da lahko na sodišču dobi sodno odločbo. Poleg tega mora imeti stranka na voljo dovolj sredstev za plačilo morebitne sodbe zoper njo. Če so ta vprašanja ugodna, pooblastite pravno osebje, da nadaljuje s tožbo.
Odpiši preostalo stanje . Če vse tehnike zbiranja niso uspele, izpolnite obrazec za odobritev dobropisa v znesku računov, ki jih želite odpisati.
Izvedba po zakolu . Če je prišlo do posebne težave s sistemom podjetja, ki je povzročila slab dolg, skličite sestanek ljudi, ki so najbolj povezani s problemom, da se pogovorite o rešitvi. Dodelite odgovornost za akcijske točke, dokumentirajte sestanek in po potrebi določite nadaljnje sestanke.
Verjetneje je, da bo opisani postopek zbiranja uporabljalo novo osebje zbirk. Izkušenejšim uslužbencem je treba dovoliti, da svoje dejavnosti razlikujejo od tega seznama na podlagi svojih mnenj glede najboljšega načina zbiranja podatkov od nekaterih strank.
