Pred zaključkom knjigovodstva ob koncu vsakega poročevalskega obdobja mora računovodstvo preveriti, ali se natančna vsota vseh neporavnanih obveznosti do kupcev ujema s stanjem na računu obveznosti, navedenim v glavni knjigi. S tem zagotovite, da je znesek terjatev, prijavljenih v bilanci stanja, pravilen. To se imenuje uskladitev obveznosti. Postopek usklajevanja obveznosti do kupcev zajema naslednje korake:
Primerjajte končno stanje obveznosti do računov v glavni knjigi za neposredno preteklo obdobje s podrobnim poročilom o zastarelih terjatvah do konca istega obdobja. Če se te številke ne ujemajo, boste morali uskladiti prejšnja obdobja, preden poskusite uskladiti trenutno obdobje. Če odstopanje ni pomembno, je morda sprejemljivo nadaljevanje usklajevanja za trenutno obdobje.
Preglejte račun glavne knjige terjatev in se prepričajte, ali so bili v tekočem obdobju poročanja vpisani na račun. Če je tako, dokumentirajte te postavke v preglednico o usklajevanju.
Natisnite končno zastarelo poročilo o obveznostih za tekoče obdobje poročanja. V preglednico za usklajevanje vnesite skupni znesek iz tega poročila. Na tej točki mora biti sprava končana. Če še vedno obstaja odstopanje in ni odstopanja, ki se je zgodilo v prejšnjem obdobju, razmislite o naslednjih dodatnih uskladitvenih korakih:
Preverite, ali je bil dnevnik terjatev pravilno knjižen v glavno knjigo.
Prepričajte se, da je bilo poročilo o zastarelih terjatvah natisnjeno po zaključku knjiženja.
Preverite, ali je glavna knjiga nastavljena na pravilno obdobje poročanja.
Ta postopek sprave je lahko težaven, kadar se izvaja prvič. Ko pa so opažene vse napake in opravljeni popravki, je ponavadi razmeroma enostavno posodobiti spravni dokument v naslednjih obdobjih poročanja.
