Dnevnik plač je podroben zapis računovodskih transakcij, povezanih s plačilnimi listami. Manjše organizacije lahko svoje transakcije plačil beležijo neposredno v glavno knjigo, vendar bodo večja podjetja ugotovila, da bo obseg teh transakcij zamašil glavno knjigo. Namesto tega beležijo transakcije, povezane s plačami, v dnevnik plač in nato v glavno knjigo posnamejo en vnos na ravni povzetka, ki odraža vse transakcije, zabeležene v dnevniku plačilnih listov. V računovodskih sistemih programska oprema periodično objavlja skupne zneske transakcij iz dnevnika plač v glavno knjigo, običajno na zahtevo uporabnika.
Če morate raziskati določeno transakcijo plačil in vaše podjetje uporablja dnevnik plač, boste morali raziskavo opraviti znotraj dnevnika plač, saj podatki na ravni podrobnosti v glavni knjigi ne bodo na voljo.
Osebje za izplačane plače ustvarja vnose v dnevnike, ki so zabeleženi v dnevniku za izplačane plače, zlasti iz rednih plačilnih seznamov. Konec vsakega meseca je lahko tudi poljubno število posebnih vpisov, na primer časovne razmejitve za regres ali bolniško odsotnost.
Ko so vpisi v plačne evidence in računovodstvo objavi povzetek teh informacij v glavno knjigo, se informacije pojavijo v izkazu poslovnega izida (za plače, davke na izplačane plače in prejemke) in v bilanci stanja (za obračunane plače, davki na izplačane plače in ugodnosti).
V popolnoma računalniško podprtem računovodskem sistemu morda ne bo treba natisniti podrobnosti dnevnika plač; namesto tega se vse raziskave v zvezi s posameznimi plačilnimi transakcijami izvajajo on-line. Če je potrebno revijo natisniti in obdržati, jo hranite varno, saj vsebuje zaupne informacije o nadomestilu.
V nekaterih računovodskih programskih paketih je dnevnik plačil morda neviden, saj je baza podatkov strukturirana tako, da preprosto vnašate transakcije, ne da bi se ukvarjali z določenim dnevnikom, v katerem so zabeleženi.
