Najpreprostejši način prepoznavanja zastarelega inventarja brez računalniškega sistema je, da po končanem letnem fizičnem štetju na vseh inventarnih postavkah pustite oznake števila fizičnega inventarja. Oznake, prilepljene na katere koli predmete, uporabljene v naslednjem letu, bodo v času uporabe zavržene, tako da bodo do konca leta še vedno označeni le najstarejši neuporabljeni predmeti. Nato lahko obiščete skladišče in preverite, ali je treba zanje ustvariti rezervo zastaranja. Kljub temu lahko oznake odpadejo ali odtrgajo zaloge, še posebej, če je v bližnjih zabojih velik promet. Čeprav bo dodatno snemanje to težavo zmanjšalo, je verjetno, da bo sčasoma prišlo do izgube oznak.
Tudi osnovni računalniški sistem za sledenje zalog bo verjetno zabeležil zadnji datum, ko je bila določena številka dela odstranjena iz skladišča za proizvodnjo ali prodajo. Če je tako, je enostavno uporabiti zapisovalnik poročil za pridobivanje in razvrščanje teh informacij, kar ima za posledico poročilo s seznamom celotnega inventarja, začenši s temi izdelki z najstarejšim datumom "zadnje uporabe". Če razvrstite poročilo z najstarejšim datumom zadnje uporabe, ki je naveden prvi, lahko zlahka pridete do vrstnega seznama predmetov, ki zahteva nadaljnjo preiskavo glede morebitne zastarelosti. Vendar ta pristop ne daje zadostnih dokazov, da izdelek nikoli več ne bo uporabljen, ker je lahko bistveni sestavni del izdelka, ki v določenem času ni bil predviden za proizvodnjo, ali servisni del, po katerem je povpraševanje malo.
Napredna različica poročila o „zadnji uporabi“ primerja celotni dvig zalog z razpoložljivim zneskom, kar je samo po sebi lahko zadosten podatek za pregled zastarelosti. Navaja tudi načrtovano uporabo, ki zahteva informacije iz sistema za načrtovanje materialnih potreb in vas obvesti o vseh prihodnjih zahtevah glede uporabe. Navedeni so tudi podaljšani stroški za vsak izdelek, da bi imeli uporabniki poročila nekaj idej o odpisu, ki bi lahko nastal, če bi bil izdelek razglašen za zastarelega.
Če računalniški sistem vključuje gradivo, obstaja velika verjetnost, da ustvari tudi poročilo »kjer se uporablja«, v katerem so navedeni vsi tehnični predmeti, za katere je uporabljen inventar. Če za poročilo v poročilu ni naveden »kje se uporablja«, verjetno del ni več potreben. To poročilo je najučinkovitejše, če se računi materiala odstranijo iz računalniškega sistema ali deaktivirajo takoj, ko se izdelki umaknejo s trga; to jasneje razkriva tiste zaloge, ki niso več potrebne.
Dodaten pristop k ugotavljanju, ali je del zastarel, je pregled naročil tehničnih sprememb. Iz teh dokumentov je razvidno, katere dele nadomeščajo različni, pa tudi, kdaj naj bi prišlo do prehoda. Nato lahko poiščete bazo podatkov o inventarju, da vidite, koliko delov, ki jih je treba zamenjati, je še na zalogi, kar lahko nato seštejete, kar daje še eno spremembo količine zastarelega inventarja.
Končni vir informacij je zastarelo poročilo o evidenci predhodnega obdobja. Računovodsko osebje bi moralo spremljati te postavke in vodstvo obvestiti o tistih, za katere ne obstaja dejavnost razpolaganja.
Da bi kateri koli od teh sistemov pregledov deloval, je treba oblikovati politike in postopke ter tekoče načrtovane datume pregledov. S tem obstaja velika verjetnost, da bodo pregledi zastarelosti postali reden del dejavnosti podjetja. Zlasti razmislite o politiki, ki jo pooblasti upravni odbor za izvajanje vsaj četrtletnih pregledov zastarelosti, ki vodstvu daje možnost, da poišče predmete, preden postanejo prestari, da jih je mogoče odstraniti po razumni ceni. Druga politika odbora mora navajati, da bo vodstvo aktivno iskalo in odlagalo nedokončano ali končno blago s nesprejemljivo kakovostno raven. S tem se najprej prepreči skladiščenje blaga v skladišču.
Povezani tečaji
Računovodstvo zalog
Kako revidirati zaloge
Upravljanje zalog
