Preprosto pismo je obvestilo, poslano stranki, v katerem je navedeno, da je zapadlo pri plačilu terjatve do pošiljatelja. Opozorilna pisma običajno sledijo napredovanju od vljudnih opomnikov do strožjih zahtev za plačilo, če se stranka še naprej ne odziva pri plačilu. Prvih nekaj pisem, ki jih pošljejo stranki, bi moralo biti vljudnih, s teorijo, da je stranka preprosto spregledala plačilo in da želi podjetje ohraniti dobro ime za prihodnje poslovanje.
S časom pa podjetje začne spreminjati svojo predpostavko o nadaljnjem poslovanju s stranko in tako ponavadi zmanjšuje dobro ime stranke, ki ga želi ohraniti v korist plačila zdaj. Ne glede na ton pisma je vedno naveden dolgovani znesek, datum neplačanega računa, številka računa in morebitne zamude pri plačilu ali obrestne kazni.
V določenem trenutku po običajnem datumu plačila se bo učinkovitost izdaje opominov zmanjšala, tako da bo podjetje prenehalo z njihovo uporabo in se bo zanašalo na osebne stike, odvetnike in agencije za zbiranje.
Osupljivo pismo ima lahko različne fizične oblike. Prvotno je bilo pismo, ki bi ga lahko poslali po navadni pošti, priporočeno pošto ali dostavo čez noč, da bi sporočili vedno večjo nujnost zahteve in ustvarili zapis o prejemu (v primeru priporočene pošte ali dostave čez noč). . Vendar pa lahko čudovito pismo pošljete tudi kot faks, e-pošto ali celo besedilno sporočilo. Ti načini pošiljanja po elektronski poti lahko zaidejo (zlasti po faksu) in morda niso tako učinkoviti kot običajnejši način na papirju.
Opozorilne črke pogosto generira računalnik, brez človeškega vnosa. Sistem je konfiguriran tako, da uporabi določeno besedilo, če plačilo ni bilo izvedeno v določenem številu dni, in nato uporabi drugo besedilo za pisma, ustvarjena po daljšem časovnem obdobju brez plačila. Učinkoviteje je ustvariti nalogo ustvarjanja in izdajanja očarljivih pisem tretji osebi.
Osebje kreditne službe lahko občasno spremeni čas ali vsebino teh samodejno ustvarjenih pisem, če meni, da bodo nekatere spremembe izboljšale stopnjo zbiranja. To je mogoče doseči s testiranjem AB, kjer sta izdani dve različici presunljivega pisma in se spremlja učinkovitost vsake; če ena različica povzroči več plačil strank, ta različica postane nova privzeta oblika črk, ki jo je treba uporabiti.
Obstajajo pravila, ki urejajo stopnjo nevarnosti, ki jo je mogoče vključiti v pismo o prepovedi, odvisno od državne jurisdikcije, v kateri prebiva stranka, zato se morate izogibati pretirano ostrim črkam.
Prekleto pismo ni isto kot izjava ob koncu meseca. Izjava se pošlje vsem strankam, ki imajo konec meseca neplačane račune. Izpis vključuje vse račune, ki še niso bili plačani, tudi če še niso zapadli v plačilo. Izjava se ne šteje za nadlegovanje, temveč bolj kot preprost obračun v določenem trenutku. Vendar se še vedno šteje za orodje za zbiranje, saj lahko povzroči povpraševanje strank o računih, ki jih nima v svojih evidencah in jih zato ne bi plačal.
