Ključna razlika med proračunom in napovedjo je v tem, da proračun določa načrt, kaj želi podjetje doseči, medtem ko napoved navaja dejanska pričakovanja glede rezultatov, običajno v veliko bolj strnjeni obliki.
V bistvu je proračun kvantificirano pričakovanje, kaj želi podjetje doseči. Njegove značilnosti so:
Proračun je podroben prikaz prihodnjih rezultatov, finančnega stanja in denarnih tokov, ki jih vodstvo želi, da podjetje doseže v določenem časovnem obdobju.
Proračun se lahko posodablja le enkrat letno, odvisno od tega, kako pogosto želi višje vodstvo popraviti informacije.
Proračun se primerja z dejanskimi rezultati, da se določijo odstopanja od pričakovane uspešnosti.
Poslovodstvo sprejme popravne ukrepe, da dejanske rezultate uskladi s proračunom.
Proračun z dejansko primerjavo lahko sproži spremembe v nadomestilih na podlagi uspešnosti, izplačanih zaposlenim.
Nasprotno pa je napoved ocena, kaj bo dejansko doseženo. Njegove značilnosti so:
Napovedi so običajno omejene na glavne postavke prihodkov in odhodkov. Za finančni položaj običajno ni napovedi, čeprav se lahko napovedujejo denarni tokovi.
Napoved se posodablja v rednih intervalih, morda mesečno ali četrtletno.
Napoved se lahko uporabi za kratkoročne operativne vidike, kot so prilagoditve osebja, ravni zalog in proizvodnega načrta.
Ni analize variance, ki bi napoved primerjala z dejanskimi rezultati.
Spremembe napovedi ne vplivajo na nadomestila zaposlenim na podlagi uspešnosti.
Ključna razlika med proračunom in napovedjo je torej ta, da je proračun načrt, kam želi podjetje iti, medtem ko je napoved pokazatelj, kam dejansko gre.
Realno je bolj koristno od teh orodij napoved, saj kratkoročno predstavlja dejanske okoliščine, v katerih se podjetje znajde. Informacije v napovedi se lahko uporabijo za takojšnje ukrepanje. Proračun pa lahko vsebuje cilje, ki jih preprosto ni mogoče doseči ali za katere so se tržne okoliščine tako spremenile, da jih ni pametno poskušati doseči. Če se bo uporabljal proračun, ga je treba posodobiti vsaj pogosteje kot enkrat na leto, tako da je v določeni povezavi s trenutno tržno realnostjo. Zadnja točka je še posebej pomembna na hitro spreminjajočem se trgu, kjer lahko predpostavke, uporabljene za oblikovanje proračuna, v nekaj mesecih postanejo zastarele.
Skratka, podjetje vedno potrebuje napoved, da razkrije svojo trenutno smer, uporaba proračuna pa ni vedno potrebna.
