Naslednji postopek obračunavanja obravnava tri naloge v postopku zaračunavanja, ki vključujejo zbiranje informacij, potrebnih za izdelavo računa, ustvarjanje računov in njihovo izdajo strankam.
Pregled informacij za obračun (plačnik)
- Dostopajte do dnevnega dnevnika pošiljanja v računalniškem sistemu.
- Preglejte podrobnosti o vsaki pošiljki, da se prepričate, ali je pripravljena za obračun. V tem primeru zapise označite kot plačljive transakcije.
- Dostopite do obračunskega modula in prikličite zaslon za predogled vsakega potencialnega računa, ki ga je treba natisniti.
- Preverite, ali je osebje za oddajo naročil odobrilo vse cene. V nasprotnem primeru navedene cene primerjajte z uradnim cenikom podjetij in pridobite odobritev morebitnih odstopanj s tega seznama.
- Dodajte strošek prevoza, razen če je naročilo označeno kot predplačilo ali ga kupec prevzame.
- Preverite, ali je koda kupčevega davka od prodaje, in jo po potrebi prilagodite.
Natisni paket računa (računovodja)
- V programski opremi za obračun izberite možnost, da natisnete vse označene račune.
- Uradni obračun za obračun podjetja namestite v tiskalnik.
- Zaženite preizkusno tiskanje, da zagotovite, da so obrazci za obračun pravilno nameščeni v tiskalniku.
- Natisnite celotno serijo računov in preverite, ali so pravilno natisnjene.
Priprava in pošiljanje računov (računovodja)
- Če so računi v več izvodih, jih kopirajte in jih shranite.
- Različico računa, namenjeno strankam, strnite v kuverte.
- Na kuvertah za obračun stavi žig "Zahtevan popravek naslova".
- Kuverte za račune dostavite v poštno sobo za pošiljanje po pošti.
Vložite kopije računov (računovodja)
- Zadržane kopije računov vložite po potrebi bodisi po številki računa bodisi po imenu kupca.
