Koncept računa stroškov ima dva različna pomena. Eden vključuje potne stroške in stroške zabave, drugi pa je bolj splošen koncept, ki opredeljuje vrsto računa. Obe definiciji sta navedeni spodaj.
Račun T&E stroškov
Račun stroškov se nanaša na sredstva, plačana zaposlenemu, ki se nato uporabijo za potne stroške in razvedrilo. Sredstva na računih stroškov se lahko izplačajo vnaprej, ko so dejansko porabljena za poslovanje podjetja, v tem primeru se sredstva imenujejo predujem. Sredstva se lahko izplačajo kot odgovor na predložitev poročila o stroških s strani zaposlenega, v tem primeru se sredstva imenujejo povračilo. Predplačilo se na začetku prikaže kot kratkotrajno sredstvo, medtem ko se povračilo takoj prikaže kot odhodek, ko nastane. Ko zaposleni predloži dokazila o tem, kako je bil uporabljen predujem, se obratno sredstvo pripozna kot odhodek.
Znesek gotovinskih plačil, povezanih z računom stroškov, je ponavadi največji, če je povezan z zaposlenim, ki deluje neodvisno od notranjega poslovanja podjetja, katerega najboljši primer je prodajalec. Ti posamezniki potrebujejo zadostna sredstva za potovanje več, kot je običajno za druge zaposlene.
Koncept računa stroškov se lahko zlorabi bodisi tako, da se porabi več sredstev, kot bi zahtevala previdna oseba, bodisi če prejmete predujem in ne uporabite denarja v imenu podjetja. Posledično številna podjetja uvajajo strog nadzor nad uporabo računovodskih izkazov, vključno z uporabo poročil o odhodkih, potovalnimi usmeritvami, revizijami opravljenih plačil in stalnimi pregledi neporavnanega stanja na računu predujmov.
Vrsta računa stroškov
Glavnino vseh računov, ki se uporabljajo v glavni knjigi, predstavljajo računi stroškov. To je vrsta začasnega računa, na katerem so shranjeni vsi stroški, ki jih ima podjetje v obračunskem obdobju. Tako lahko obstajajo računi za bančne provizije, stroške prodanega blaga, režije itd. Ti računi se štejejo za začasne, saj se ob koncu proračunskega leta izničijo, da se omogoči evidentiranje novega sklopa stroškov v naslednjem proračunskem letu.
