Zasnova računovodskih sistemov
Računovodski sistem je v bistvu baza podatkov o poslovnih transakcijah. Primarna uporaba baze podatkov je vir informacij, zato mora biti računovodski sistem zasnovan tako, da je stroškovno učinkovit pri zagotavljanju potrebnih informacij. Ključni dejavniki pri oblikovanju računovodskega sistema so naslednji:
Enkratni ali dvojni vnos . Zelo majhno podjetje posluje preprosto tako, da v svojo čekovno knjižico beleži prejemke in plačila gotovine. To je znano kot sistem enotnega vstopa in je primeren le, če lastnik podjetja ne zanima, kako znesek sredstev in obveznosti ima podjetje. Enotni sistem je zelo poenostavljen, vendar je lahko ustrezen. Sistem dvojnih vnosov je zasnovan tako, da ne beleži samo prodaje in odhodkov, temveč tudi sredstva, obveznosti in lastniški kapital, zato zagotavlja bistveno več informacij. Sistem dvojnega vnosa zahteva več spretnosti pri beleženju transakcij in ga uporabljajo vse večje organizacije.
Gotovina ali časovna razmejitev . Denarna osnova računovodstva evidentira transakcije samo kot prejeta ali porabljena denarna sredstva, časovna razmejitev pa transakcije, ko jih je treba pripoznati, ne glede na spremembe denarnih sredstev. Obračunska osnova je potrebna, da je skladna s katerim koli računovodskim okvirom, kot so splošno sprejeta računovodska načela ali mednarodni standardi računovodskega poročanja. Če pričakujete, da boste v prihodnosti potrebovali revidirane računovodske izkaze, uporabite računovodsko osnovo na podlagi nastanka poslovnih dogodkov.
Struktura kode računa . Struktura kode računa je številčna ali alfanumerična oznaka, ki je dana vsakemu računu, v katerem so shranjene informacije. Dolga koda računa, na primer tista s sedmimi ali več števkami, omogoča veliko specifičnega vodenja evidence. Vendar pa zahteva tudi več dela za vzdrževanje in obstaja večje tveganje, da bodo informacije napačno kodirane v napačne račune. Tako je na splošno najbolje, da je zapletenost (tj. Dolžina) strukture kode računa minimalna. Manjše organizacije lahko ugotovijo, da je za zapisovanje informacij dovolj le trimestna struktura kode računa, medtem ko lahko večje, večdelne enote zahtevajo precej bolj zapletene kodne strukture.
Uporabljeni računi . Odločiti se morate, katere račune boste ustvarili. Najmanj (za sistem dvojnega vknjižbe) boste potrebovali račune za denar, terjatve, zaloge, osnovna sredstva, obveznosti, natečene obveznosti, kapital, prihodke, stroške prodanega blaga in administrativne stroške. Vendar celo manjše podjetje potrebuje večkrat toliko računov, da lahko ustrezno spremlja svoje poslovanje. Zlasti bo verjetno treba voditi več različnih računovodskih izkazov, da bi natančneje preučili odhodke.
Divizijska zastopanost . Večje podjetje lahko sprejme standardni nabor računov in jih ponovi za vsako od svojih hčerinskih družb. To je lahko potrebno tudi za posamezne proizvodne linije ali zmogljivosti. Ta raven natančnih podrobnosti je še posebej pogosta, kadar podjetje uporablja sistem obračunavanja stroškov na podlagi dejavnosti.
Poročila . Informacije, shranjene v računovodskem sistemu, je treba združiti v sistem poročil, ki se uporabljajo bodisi za predstavitev finančnih rezultatov in stanja podjetja bodisi za zagotavljanje natančnejših poročil o finančnih rezultatih. Mnoga od teh poročil so predpakirana z računovodskimi programskimi paketi, čeprav ima podjetje morda posebne potrebe, ki zahtevajo izdelavo poročil po meri.
Postopki . Računovodski sistem ne deluje, dokler ni vzpostavljen niz postopkov, ki uporabnikom prikazujejo, kako naj sistem deluje. Pogostejši postopki so običajno podrobno dokumentirani in zaposlenim posredovani s formalnimi usposabljanji.
Nadzor . Potrebne so številne računovodske kontrole, da se zagotovi, da računovodski sistem deluje na predvideni način. Ti nadzori bodo specifični za družbo in lahko zahtevajo sodelovanje revizorjev družbe ali zunanjega svetovalca, da se zagotovi, da je niz nameščenih kontrol primeren za poslovanje podjetja.
Mnogo pravkar omenjenih vprašanj je tako temeljnih, da jih morate rešiti že od samega začetka ali pa boste v nevarnosti, da boste pozneje morali zgraditi celoten računovodski sistem, da boste lahko upoštevali potrebne spremembe. Zlasti je najbolje takoj sprejeti sistem dvojnega knjigovodstva in računovodstva na podlagi nastanka poslovnega dogodka.
