Vrnjena vloga nastane, ko podjetje položi ček pri svoji banki in banka zavrne nakazilo ustreznega zneska gotovine na bančni račun podjetja. To se lahko zgodi iz naslednjih razlogov:
Banka, pri kateri je bil prvotno izdelan ček, zavrne ček. To se zgodi, če račun, na katerem je bil izdelan ček, vsebuje manj neobremenjene gotovine kot znesek, naveden na čeku.
Na čeku je napaka, na primer manjkajoč podpis, datum, ime prejemnika plačila ali znesek.
Ček je bil dvignjen v banki s sedežem v drugi državi, kar običajno povzroči samodejno zavrnitev.
Kadar koli se depozit vrne, ga banka ne vključi kot vir denarja na bančnem izpisku ob koncu meseca, ki ga pošlje podjetju. Če je družba depozit na gotovinskem računu že evidentirala v svojih evidencah (kot je to skoraj vedno pred vložitvijo bančnega depozita), mora to depozit obrniti v svojih evidencah. V nasprotnem primeru bo knjigovodsko stanje gotovine višje od stanja gotovine na banki, pri čemer je razlika znesek vrnjene vloge.
Razveljavitev pologa se običajno opravi z modulom prejemkov gotovine v računovodski programski opremi podjetja, ki knjiži v dobro denarni račun in bremeni račun terjatev (ob predpostavki, da so bila s tem povezana čekovna plačila za neplačane račune strank).
Poleg tega bo banka verjetno zaračunala provizijo za storitev, povezano z vrnjenim pologom, čeprav se lahko ta znesek všteje v skupno provizijo za mesec. Podjetje mora takso evidentirati kot dobropis na gotovinskem računu in bremenitev na račun odhodkov.
Osebje zbirke mora biti seznanjeno z vsemi vrnjenimi čeki, tako da lahko takoj stopijo v stik s povezanimi strankami, da se zagotovijo nadomestna plačila.
