Opredelitev vnosov v računovodskih dnevnikih
Vnos v računovodski dnevnik je metoda, ki se uporablja za vnos računovodske transakcije v računovodske evidence podjetja. Računovodske evidence se združijo v glavno knjigo ali pa se knjigovodske evidence vpišejo v različne podknjige, ki se pozneje zberejo v glavno knjigo. Te informacije se nato uporabijo za oblikovanje računovodskih izkazov ob koncu poročevalskega obdobja.
V zapisu dnevnika morata biti najmanj dve vrstici, čeprav ni zgornje omejitve števila vrstic, ki jih je mogoče vključiti. Dvovrstični vnos v dnevnik je znan kot preprost vnos v dnevnik, tisti, ki vsebuje več postavk, pa se imenuje sestavljeni vnos v dnevnik. Podjetje lahko uporabi samo veliko zapisov v reviji v samo enem obdobju poročanja, zato je bolje uporabiti večje število preprostih zapisov v reviji kot manjše število sestavljenih zapisov v reviji, da se razjasni, zakaj se vnosi izvajajo. To je koristno, če se vpisi v reviji preučujejo pozneje, še posebej, če jih revizorji pregledajo.
Kadar koli ustvarite računovodsko transakcijo, to vedno vpliva na vsaj dva računa, pri čemer se za en račun evidentira debetni vnos, za drugega pa dobropis.
Skupni zneski bremenitev in dobropisov za katero koli transakcijo se morajo vedno izenačiti, tako da naj bi bila računovodska transakcija vedno "v ravnovesju". Če transakcija ne bi bila uravnotežena, potem računovodskih izkazov ne bi bilo mogoče ustvariti. Tako je uporaba obremenitev in dobropisov v zapisu zapisa v dveh stolpcih najpomembnejša od vseh kontrol nad natančnostjo računovodstva.
V manjšem računovodskem okolju lahko knjigovodja beleži vnose v dnevnik. V večjem podjetju je računovodja glavne knjige praviloma odgovoren za beleženje vnosov v dnevnik in s tem zagotavlja določen nadzor nad načinom evidentiranja vnosov v dnevnike.
Oblika prispevka v reviji
Vnos v knjigovodski dnevnik mora vključevati vsaj naslednje:
Računi, na katere se knjižijo bremenitve in dobropisi
Datum vnosa
Obračunsko obdobje, v katerem naj se evidentira vnos v revijo
Ime osebe, ki beleži vnos
Vsa pooblastila za upravljanje
Enolična številka za identifikacijo vnosa v dnevnik
Ali je vnos enkraten, ponavljajoč se ali vnos v obratni smeri.
Morda bo treba vpisu v revijo priložiti obsežno dokumentacijo, da se dokaže, zakaj se snema; navedite vsaj kratek opis prispevka v reviji.
Posebne vrste knjigovodskih zapisov
Vzvratno vnos v dnevnik je tisti, ki je bodisi obrnjeno ročno v obdobju po poročanja, ali ki se samodejno zaustavila zaradi računovodske programske opreme v naslednjem obdobju poročanja.
Ponavljajočih vnos v dnevnik je tista, ki se ponavlja v vsakem zaporednem obdobju poročanja, dokler ni dosežen datum prenehanja. To lahko storite ročno ali pa nastavite tako, da se samodejno zažene v sistemu računovodske programske opreme.
Primeri vnosa v računovodski dnevnik
Korporacija Arnold proda kupcu izdelek za 1000 USD v gotovini. Rezultat tega je 1.000 USD prihodkov in 1.000 USD gotovine. Arnold mora zabeležiti povečanje računa denarnih sredstev (sredstev) z bremenitvijo in povečanje računa prihodkov s kreditom. Vnos je:
