V podjetju, ki nima natančnih evidenc zalog, je treba občasno opraviti popolno štetje popisa (znano kot fizično štetje). To se običajno naredi ob koncu meseca, četrtletja ali leta, da sovpada s koncem obdobja poročanja. Kot bo pokazal naslednji postopek, si je treba zelo natančno prizadevati za natančno štetje fizičnega inventarja, zato podjetja običajno omejijo število opravljenih štetj na leto. Koraki v postopku so naslednji:
Oznake števila naročil . Naročite zadostno število dvodelnih oznak za štetje za količino zalog, ki naj bi se štele. Te oznake morajo biti zaporedno oštevilčene, tako da jim je mogoče posamično slediti kot del štetja.
Predogled inventarja . Preglejte inventar nekaj dni pred načrtovanim štetjem zalog. Če manjkajo številke delov ali če se zdi, da so predmeti v stanju, ki bi ga bilo težko šteti (na primer, da niso v vrečah ali v škatlah), obvestite osebje skladišča, da naredi potrebne popravke.
Predštetje inventarja . Preglejte popis nekaj dni vnaprej in preštejte vse predmete, ki jih lahko položite v zaprte posode. Zaprite jih v posode in označite količino na tesnilnem traku. To olajša štetje med dejanskim štetjem. Če je pečat zlomljen, bo ekipa za štetje vedela, da mora ponovno prešteti vsebino posode.
Popoln vnos podatkov . Če je treba opraviti še katere transakcije vnosa podatkov, to storite, preden se začne štetje fizičnega inventarja. To vključuje transakcije za izdajo iz skladišča, vračila v skladišče in prenose med skladišči znotraj skladišča.
Obvestite zunaj skladišč . Če ima podjetje zunanje skladiščne prostore ali lokacije tretjih oseb, ki imajo na pošiljki zaloge podjetja, jih obvestite, da bi morali na uradni datum štetja šteti svoj inventar v roki in te informacije posredovati upravitelju skladišča.
Zamrznite skladiščne dejavnosti . Ustavite vse dostave iz skladišča in ločite tudi vse novo prejeto blago, kjer ne bo upoštevano. V nasprotnem primeru bodo evidenčne evidence med štetjem zalog v stanju gibanja in zato ne bodo povsem zanesljive.
Učite štetje ekipe . Sestavite dvočlanske ekipe, da preštejejo inventar, in jih poučite pri njihovih štetjih. Te naloge vključujejo, da ena oseba šteje zaloge, medtem ko druga oseba zapiše podatke na oznako štetja. Ena kopija oznake je pritrjena na inventar, medtem ko skupina zadrži drugo kopijo.
Oznake izdaje . Popisnik izda bloke oznak štetja ekipam za štetje. Vsaka ekipa je odgovorna za vrnitev določenega številskega obsega oznak štetja, ne glede na to, ali so oznake uporabljene ali ne. Ohranjanje nadzora nad vsemi oznakami štetja zagotavlja takojšnjo preiskavo izgubljenih oznak.
Dodelite območja štetja . Vsaki ekipi za štetje dodelite določen obseg košev. Ta mesta si označite z označevalnikom na zemljevidu skladišča. Inventar mora voditi glavni seznam, katera območja skladišča so bila prešteta in katere ekipe so bile dodeljene posameznemu območju.
Štetje inventarja . Ena oseba v vsaki ekipi prešteje določen predmet znotraj lokacije koša, nato pa druga oseba označi lokacijo koša, opis predmeta, številko dela, količino in mersko enoto na oznaki štetja. Ekipa pritrdi izvirno kopijo oznake na inventar in zadrži kopijo.
Preverite oznake . Po končanem območju štetja se vsaka skupina za štetje vrne k referentu inventarja, ki preveri, ali so bile vrnjene vse oznake. Če je treba prešteti več skladiščnih površin, dodelite novo območje ekipam za štetje in jim po potrebi izdajte nove bloke oznak štetja.
Vnesite podatke o oznaki . Informacije o oznakah štetja vnesite v spletni obrazec za vnos podatkov. Ko je vnos podatkov končan, natisnite poročilo, ki prikazuje vse vnesene številke oznak, razvrščene po številki oznake, in poiščite morebitne vrzeli v številkah. Raziščite morebitne vrzeli v oštevilčenju. To bo zagotovilo, da bodo v datoteko vključene vse izdane oznake štetja.
Raziščite nenavadne rezultate . Ponovno razvrstite poročilo o inventarju na več načinov za iskanje nenavadnih informacij in raziščite vnos oznake, povezan z vsakim.
Ta postopek je lahko koristno ovrednotiti po vsakem štetju in preveriti, ali je treba postopek spremeniti, da se nadomestijo kakršne koli težave s štetjem.
