Uskladitev drobnega denarja je formalni pregled evidenc drobnih gotovin. Namen te dejavnosti je ugotoviti, ali je prišlo do nedokumentiranih izplačil. Takšna izplačila so pogosta težava pri drobnih gotovinah, kjer obstaja velika nevarnost goljufije. Ker večina skrbnikov drobnih gotovin ni izučena za računovodje, lahko napačno evidentirajo izplačila. Iz teh razlogov je treba v rednih časovnih presledkih izvajati usklajevanje drobnega denarja. Pregled lahko obravnavamo kot revizijo, kar pomeni, da skrbnika drobnega blaga ne opozorimo na prihod recenzenta. To pomanjkanje opozorila je koristno, če skrbnik zazna kakršne koli osebne dvige iz blagajniškega sklada.
Za uskladitev drobnega denarja izvedite naslednje korake:
Ugotovite navedeno stanje. Preglejte politiko drobnega denarja podjetja in določite navedeno stanje denarnih sredstev za sklad, ki ga je treba pregledati. Denarni skladi imajo lahko drugačno navedeno stanje, saj imajo nekateri večji obseg transakcij kot drugi.
Pridobite obrazec za spravo . Če podjetje uporablja uradni obrazec za uskladitev, si priskrbite prazno kopijo in z njo dokumentirajte naslednje korake.
Izračunajte dvig gotovine. Preštejte preostali denar v blagajniškem skladu in ga odštejte od navedenega stanja za sklad. Rezultat je znesek denarja, dvignjenega iz sklada.
Povzemite bone. Seštejte skupne izdatke, navedene na vsakem blagajniškem blagajniškem skladu v blagajniškem skladu (podatki lahko izvirajo tudi iz knjige drobnih blagajn). Od izračunanega zneska dvignjenega gotovine odštejte ta znesek. Rezultat mora biti nič. Če obstaja preostalo stanje, potem v skladu obstaja denarni presežek. Če je negativno stanje, v skladu primanjkuje denarja.
Raziščite variance. Preučite morebitne razlike med navedenim zneskom blagajniškega sklada in dejansko vsoto gotovine in bonov. Če je razlika nepojasnjena, izpolnite bon, v katerem navedete nepojasnjeni znesek, in ga naložite na vnaprej določen oddelčni račun v glavni knjigi.
Nepojasnjene razlike je koristno zaračunati na račun izdatkov, namenjen v ta namen. S tem je veliko lažje slediti kumulativni količini nedokumentiranih izgub skozi čas. Razmislite tudi o pravilniku, ki zahteva, da je osebje notranje revizije obveščeno, če znesek nepojasnjenega pomanjkanja v blagajniškem skladu presega določen znesek.
Na koncu označite drobna denarna sredstva za pogostejše usklajevanje, če odkrijete nenehni vzorec napak. Povečana pogostost pregledov lahko odkrije težave, preden se kopičijo materialne izgube.
