Knjiga terjatev je podpostavka, v kateri se evidentira vsa prodaja kreditov podjetja. Koristno je ločiti na enem mestu evidenco vseh zneskov, ki so bili fakturirani strankam, pa tudi vseh dobropisov in (redkeje) bremenitev, ki so jim bila izdana, ter vseh plačil, ki jih opravijo na računih. Končno stanje knjige terjatev je enako skupnemu znesku neplačanih terjatev.
Tipična transakcija, vpisana v knjigo poslovnih terjatev, bo evidentirala terjatev, kasneje pa plačilna transakcija stranke, ki odpravi terjatev. Če stranka ne plača celotnega zneska računa, se lahko evidentira dobropis, da se odpravi preostalo stanje.
Če bi vodili ročno evidenco knjige terjatev, bi lahko vsebovala bistveno več informacij. Podatkovna polja v ročno pripravljeni knjigi lahko vsebujejo naslednje informacije za vsako transakcijo:
Datum računa
Številka računa
Ime stranke
Identifikacijska koda za prodani izdelek
Davek od prodaje
Skupni obračunani znesek
Oznaka plačila (navede, ali je plačano ali ne)
Primarni dokument, evidentiran v knjigi poslovnih terjatev, je račun stranke. Če stranki odobrite dobroimetje za izdelke, kot so vrnjeno blago ali predmeti, poškodovani med prevozom, potem v knjigo zabeležite tudi dobropis. Kupec se lahko dodatno zaračuna v bremenitvi (ali na ločenem računu).
Informacije v knjigi terjatev se periodično zbirajo (kjer koli od dneva do meseca) in knjižijo na račun v glavni knjigi, ki je znan kot kontrolni račun. Kontrolni račun knjige terjatev se uporablja, da se glavna knjiga ne natrpa z ogromno količino informacij, ki so običajno shranjene v knjigi terjatev. Takoj po knjiženju bi se moralo stanje na kontrolnem računu ujemati s stanjem v knjigi terjatev. Ker na nadzornem računu niso shranjene podrobne transakcije, bo moral vsak, ki želi raziskati račune strank in transakcije z dobropisom, s kontrolnega računa preiti na knjigo terjatev, da jih najde.
Preden zaključite knjige in ustvarite računovodske izkaze na koncu obračunskega obdobja, dokončajte vse vnose v knjigi terjatev, zaprite knjigo za to obdobje in vsoto iz knjige terjatev knjižite v glavno knjigo. Ti koraki se v nekaterih računovodskih programskih paketih samodejno zaključijo, ko uporabnik označi, da je obdobje treba zapreti.
Podobni pogoji
Knjiga terjatev je znana tudi kot podnapis terjatev ali podračun terjatev.
