Knjiženje v računovodstvu je takrat, ko so bilance v podpostavkah in splošni reviji prestavljene v glavno knjigo. Knjiženje samo prenese skupno stanje v podpostavki v glavno knjigo, ne pa tudi posamezne transakcije v podpostavki. Računovodja se lahko odloči, da se bo napotitev začel ukvarjati razmeroma redko, na primer enkrat na mesec ali morda tako pogosto kot enkrat na dan.
Podpostavke se uporabljajo samo, kadar je na določenem računovodskem področju velik obseg transakcijskih dejavnosti, na primer zalog, obveznosti do kupcev ali prodaje. Tako napotitev velja samo za te večje količine primerov. V primeru majhnih količin transakcij se vnosi izvedejo neposredno v glavno knjigo, zato ni podcenjev in zato ni potrebe po knjiženju.
Na primer, ABC International svojim kupcem v enem tednu izda 20 računov, za katere je vsota v podprodaji za prodajo 300.000 USD. ABC-jev krmilnik ustvari vnos za knjiženje, s katerim vso to prodajo premakne v glavno knjigo z bremenitvijo 300.000 USD na račun terjatev in 300.000 USD dobroimetja na račun prihodkov.
Knjiženje se uporablja tudi, kadar matično podjetje vodi ločene sklope knjig za vsako od svojih hčerinskih družb. V tem primeru so računovodske evidence za vsako hčerinsko družbo v bistvu enake podpostavkam, tako da se skupni računi odvisnih družb knjižijo v matične družbe. To je mogoče obravnavati tudi v ločeni preglednici s postopkom ročne konsolidacije.
Knjiženje je bilo odpravljeno v nekaterih računovodskih sistemih, kjer se podpostavke ne uporabljajo. Namesto tega so vse informacije neposredno shranjene v računih, navedenih v glavni knjigi.
Ko je zaposlena napotitev, mora nekdo, ki raziskuje informacije v glavni knjigi, "izčrpati" skupne račune, objavljene na ustreznih računih glavne knjige, in iskati v podrobnih evidencah, navedenih v ustreznih podpostavkah. To lahko pomeni znatno dodatno raziskovalno delo.
Z vidika zapiranja knjig je knjiženje eden od ključnih postopkovnih korakov, potrebnih za izdelavo računovodskih izkazov. V tem postopku je treba narediti vse prilagoditvene vnose za različne podpostavke in glavno knjigo, nato pa se njihova vsebina objavi v glavni knjigi. Na tej točki je običajno, da v računovodski programski opremi nastavimo zastavico blokade, tako da za zaključeno obračunsko obdobje ni mogoče spreminjati podnapisov in dnevnikov. Nato se odpre dostop do podrejenih knjig in revij za naslednje obračunsko obdobje.
Če se knjiženje po naključju ne zgodi kot del zaključnega postopka, seštevki v glavni knjigi ne bodo točni, prav tako ne bodo računovodski izkazi, sestavljeni iz glavne knjige.
