Računovodski vnos je formalni zapis, ki dokumentira transakcijo. V večini primerov se knjigovodsko knjiženje izvede z dvojnim knjigovodskim sistemom, ki zahteva, da se opravi tako debetno kot kreditno knjiženje, kar sčasoma privede do celotnega sklopa računovodskih izkazov. Računovodski vnos je mogoče vnesti tudi v enem računovodskem sistemu; ta sistem običajno spremlja samo prejemke in izplačila denarja ter prikazuje samo tiste rezultate, ki so potrebni za sestavo izkaza poslovnega izida.
Obstajajo tri glavne vrste knjigovodskih postavk, in sicer:
Vnos transakcije . To je primarna vrsta poslovnega dogodka, za katerega bi računovodja ustvaril knjigovodsko postavko. Primeri računovodskih transakcij so snemanje računa kupcu, račun dobavitelja, prejem gotovine in nakup osnovnega sredstva. Ta vrsta vknjižbe se uporablja tako na podlagi nastanka poslovnega dogodka kot na podlagi računovodstva.
Prilagajanje vnosa . To je vnos v dnevnik, ki se uporablja na koncu obračunskega obdobja za prilagoditev stanja na različnih računih glavne knjige, da se natančneje uskladijo poročani rezultati in finančni položaj podjetja, da ustreza zahtevam računovodskega okvira, kot sta GAAP ali MSRP. Ta vrsta vknjižbe se uporablja na podlagi nastanka poslovnega dogodka.
Zaključni vnos . To je vnos v dnevnik, ki se uporablja na koncu obračunskega obdobja za prestavitev končnih saldov vseh računov prihodkov, odhodkov, dobička in izgub (znanih kot začasni računi) na račun zadržanega dobička. S tem izpraznite začasne račune, tako da bodo lahko začeli kopičiti podatke o transakcijah v naslednjem obračunskem obdobju.
Računovodske postavke za transakcije se običajno ustvarijo prek transakcijskega vmesnika v računovodski programski opremi, tako da morda niti ne veste, da ustvarjate knjigovodsko postavko (kot je na primer pri ustvarjanju računa stranke). Če ustvarjate prilagoditveni knjigovodski vnos, boste uporabili obliko dnevnika (ob predpostavki, da se uporablja računovodski sistem z dvojnimi vnosi). Če zaključujete knjige ob koncu obračunskega obdobja, bo računovodska programska oprema verjetno samodejno ustvarila zaključni zapis; vnosa niti ne boste videli.
