Izjava o uskladitvi je dokument, ki se začne z lastnim zapisom stanja na računu, doda in odšteje postavke usklajevanja v nizu dodatnih stolpcev, nato pa s temi popravki pride do zapisa o istem računu, ki ga vodi tretja oseba. Namen spravne izjave je zagotoviti neodvisno preverjanje resničnosti stanja na računu podjetja in razjasniti razlike med obema različicama računa.
Razlike med obema računoma so podrobno opisane v izkazu usklajevanja, s čimer je lažje določiti, kateri izmed postavk usklajevanja je lahko neveljaven in ga je treba prilagoditi. Izjave o usklajevanju so koristno orodje tako za notranje revizorje kot za zunanje revizorje. Zunanji revizorji bodo verjetno želeli uporabiti interno pripravljene izjave o usklajevanju kot del svojih revizijskih postopkov, saj jim izjave omogočajo, da se osredotočijo na usklajevanje postavk, zlasti na velikih bilančnih računih, ki so pomembni sestavni deli računovodskih izkazov.
Izjave o spravi so običajno sestavljene v naslednjih situacijah:
Bančni računi . Usklajevanje bank primerja stanja med različico stanja gotovine v podjetju in različico banke, običajno s številnimi usklajevalnimi postavkami za postavke, kot so vloge v tranzitu in neveljavljeni čeki. To usklajevanje je običajno na voljo kot modul v računovodski programski opremi podjetja.
Dolžniški računi . Izravnava dolga primerja neporavnane zneske dolga glede na družbo in njenega posojilodajalca. Obstajajo razlike, ki zahtevajo uskladitev, ko podjetje plača posojilodajalcu in posojilodajalec plačila še ni evidentiral v svojih knjigah.
Terjatve . Usklajevanje terjatev se običajno oblikuje neformalno za posamezne kupce in primerja njihovo različico stanja terjatev z različico podjetja.
Obveznosti . Usklajevanje obveznosti do kupcev običajno neformalno pripravi posamezni dobavitelj in primerja njihovo različico neporavnanih obveznosti z različico podjetja.
Izjave o usklajevanju so koristne vsaj za ugotavljanje časovnih razlik, ko isto stranko zabeležita isti transakciji. Izjave so še bolj koristne za razjasnitev bistvenih razlik med zneski, evidentiranimi za transakcijo, ki lahko zahtevajo prilagoditve katere koli stranke, da spremeni svoje evidentirane salde.
