Variacija stroškov je razlika med dejansko nastalimi stroški in predvidenim ali načrtovanim zneskom stroškov, ki bi moral nastati. Variacije stroškov se najpogosteje spremljajo za postavke stroškov, vendar jih je mogoče spremljati tudi na ravni delovnega mesta ali projekta, če obstaja proračun ali standard, na podlagi katerih se lahko izračuna. Te razlike so standardni del mnogih sistemov poročanja o upravljanju. Nekatere razlike v stroških so formalizirane v standardne izračune. Sledijo primeri odstopanj, povezanih s posebnimi vrstami stroškov:
Neposredno odstopanje cen materiala
Fiksna razlika v režijski porabi
Razlika v stopnji dela
Razlika v nabavni ceni
Spremenljiva varianca splošnih stroškov
Neugodna razlika je, če so dejanski nastali stroški večji od predvidenega zneska. Ugodna razlika je, če so dejanski nastali stroški nižji od predvidenega zneska. Ali je odstopanje pozitivno ali negativno, je deloma posledica skrbnosti, s katero je bil sestavljen prvotni proračun. Če proračunski stroški nimajo razumnih temeljev, potem nastala odstopanja morda niso pomembna z vidika upravljanja.
Variacije stroškov običajno spremlja, preiskuje in o njih poroča računovodja stroškov. Ta oseba določi razlog, zakaj je prišlo do odstopanja, in o rezultatih poroča vodstvu, po možnosti skupaj s priporočilom za spreminjanje postopkov, da se v prihodnosti zmanjša odstopanje (če je neugodno).
Ni vedno koristno pokopati vodstva z analizo vseh možnih odstopanj stroškov. Namesto tega bi moral računovodja stroškov določiti, katere odstopanja so dovolj velika, da so vredna njihove pozornosti, ali če je treba sprejeti nekaj ukrepov za izboljšanje stanja. Tako mora poročilo o odstopanju stroškov vsebovati le nekaj postavk vsak mesec, po možnosti s priporočenimi ukrepi.
Niso vsa neugodna odstopanja slaba. Če zapravite več denarja na enem območju, lahko kje drugje ustvarite ugodne razlike. Na primer, morda bo treba za preventivno vzdrževanje porabiti dvakrat več, da se izognemo veliko večjim skupnim stroškom, povezanim s pogostejšo zamenjavo osnovnih sredstev. Tako je včasih bolje, če razlike v stroških pregledamo na ravni celotnega oddelka, objekta ali proizvodne linije, ne pa na podrobnejši ravni. Ta višja raven analize daje menedžerjem prostor, da lahko sredstva razporedijo na način, ki je namenjen izboljšanju skupnega dobička.
