Vnaprej vračunani odhodki so odhodki, ki so nastali, vendar zanje še ni dokumentacije o odhodkih. Namesto odhodkovne dokumentacije se ustvari vnos v dnevnik, v katerem se evidentirajo vnaprej vračunani odhodki in pobotajoča obveznost (ki je v bilanci stanja običajno razvrščena kot kratkoročna obveznost). V odsotnosti vnosa v revizijo se odhodki v nastalih obdobjih sploh ne bi pojavili v računovodskih izkazih podjetja, kar bi povzročilo, da bi bili prijavljeni dobički v tem obdobju previsoki. Skratka, pasivne časovne razmejitve se evidentirajo za povečanje natančnosti računovodskih izkazov, tako da so odhodki bolj usklajeni s tistimi prihodki, s katerimi so povezani.
Vnaprej plačani odhodki so obratni vnaprej vračunani odhodki, saj se obveznost plača, preden je bila osnovna storitev ali sredstvo porabljena. Zato se predplačilo sredstva na začetku prikaže v bilanci stanja kot sredstvo.
Natečeni stroški v praksi
Primeri običajno nastalih stroškov vključujejo:
Obresti za posojila, za katera posojilodajalec še ni prejel računa
Prejeto in porabljeno ali prodano blago, za katerega še ni prejet noben račun dobavitelja
Prejete storitve, za katere še ni prejet noben račun dobavitelja
Nastali davki, za katere še ni prejet račun države
Nastale plače, za katere izplačilo zaposlenim še ni bilo izvedeno
Primer vnaprej vračunanih odhodkov je situacija, ko podjetje prejme pisarniški material od dobavitelja ob koncu meseca, vendar do takrat, ko podjetje zaključi svoje knjige za mesec, še ni prejelo računa od dobavitelja. Za pravilno evidentiranje teh odhodkov v mesecu prejema računovodstvo evidentira odhodek na računu odhodkov za blago z bremenitvijo v znesku, za katerega pričakuje, da ga bo zaračunal dobavitelj, in knjiži dobroimetje na račun obveznosti za nastale odhodke. Če bi torej znesek pisarniškega materiala znašal 500 ameriških dolarjev, bi bil vpis v breme 500 USD na račun stroškov pisarniškega materiala in dobropis v višini 500 USD na račun obveznosti za nastale stroške.
Vnos dnevnika se običajno ustvari kot vnos, ki se samodejno obrne, tako da računovodska programska oprema od začetka naslednjega meseca samodejno ustvari izravnavo. Ko dobavitelj sčasoma subjektu predloži račun, prekliče razveljavljeni vnos.
Če želite nadaljevati s prejšnjim primerom, se bo vnos v višini 500 USD v naslednjem mesecu obrnil s kreditom na račun stroškov pisarniškega materiala in bremenitvijo na račun obveznosti za nastale stroške. Nato podjetje prejme račun dobavitelja v višini 500 USD in ga običajno evidentira prek modula za obračun obveznosti računovodske programske opreme, kar povzroči obremenitev računa stroškov pisarniškega materiala in dobropis na računu obveznosti. Čisti rezultat v naslednjem mesecu torej sploh ni novo pripoznavanje odhodkov, pri čemer se obveznost plačila preusmeri na račun obveznosti.
Realno je znesek nastanka odhodkov le ocena, zato se bo verjetno nekoliko razlikoval od zneska računa dobavitelja, ki bo prispel pozneje. Posledično je ponavadi majhen dodaten znesek pripoznanja odhodkov ali negativnih odhodkov v naslednjem mesecu, ko sta razveljavitev vnosa v knjigi in znesek računa dobavitelja medsebojno poravnana.
S praktičnega vidika se nepomembni stroški ne obračunavajo, saj zahteva preveč dela za ustvarjanje in dokumentiranje povezanih vnosov v revije. Poleg tega bo veliko število evidenc vnaprej vračunanih stroškov upočasnilo zaključni postopek ob koncu meseca.
Primeri vpisanih računovodskih zapisov
Prejete pisarniške potrebščine in do konca meseca ni računa dobavitelja: bremenitev stroškov pisarniškega materiala, dobropis vnaprej vračunanih stroškov.
Delovne ure zaposlenih, vendar neplačane do konca meseca: bremenitev stroškov plač, dobropis vnaprej vračunanih stroškov.
Nastala obveznost za zaslužke in do konca meseca ni računa dobavitelja: bremenitev stroškov za zaslužke zaposlenih, dobropis za pasivne časovne razmejitve.
Davek od dohodka se obračuna na podlagi dohodka . V breme odhodka za davek od dohodka, dobropis vnaprej vračunanih odhodkov.
Prvi trije vnosi naj bi se obrnili v naslednjem mesecu. Davek od dohodka se običajno zadrži kot vnaprej vračunani odhodek, dokler ni plačan.
