Analiza odstopanja stroškov je nadzorni sistem, ki je zasnovan za odkrivanje in popravljanje odstopanj od pričakovanih ravni. Sestavljen je iz naslednjih korakov:
Izračunajte razliko med nastali stroški in pričakovanimi stroški
Raziščite razloge za razliko
Te podatke sporočite vodstvu
Izvedite korektivne ukrepe, da nastale stroške prilagodite pričakovanim stroškom
Najenostavnejša oblika analize odstopanja stroškov je odšteti predvideni ali standardni strošek od dejansko nastalih stroškov in poročanje o razlogih za razliko. Bolj izpopolnjen pristop je razdeliti to razliko na dva elementa, ki sta:
Razlika v ceni . Tisti del razlike, ki je posledica razlike med dejansko in pričakovano ceno pridobljenega blaga ali storitev.
Razlika v prostornini . Ta del odstopanja, ki ga povzroči kakršna koli sprememba obsega naročenega blaga ali storitev.
Na primer, podjetje ima neugodne razlike v ceni prodanega blaga v višini 40.000 USD. Podrobna analiza odstopanja stroškov razkriva, da je podjetje prodalo nekaj sto enot več, kot je pričakovalo, stroški teh dodatnih enot pa so znašali 35.000 USD razlike. To komajda kaže na slabo uspešnost, saj je pomenilo, da je podjetje prodajalo več enot. Le preostalih 5000 USD neugodne variance je bilo posledica nenavadno visokih cen, ki bi jih nato lahko podrobno raziskali. Zato je pogosto smiselno analizo variacije stroškov razdeliti na razlike med cenami in količino, s čimer dobimo boljši vpogled v nastale stroške.
Analiza variacije stroškov je osrednje načelo priprave proračuna, saj zahteva vključitev finančnih analitikov v vse vidike poslovanja, da ugotovi, ali podjetje sledi načrtovanim dejavnostim. Vendar pa je analiza odstopanja stroškov lahko tudi preveč stroga, da bi podjetje prisililo, da se drži zastarelega operativnega načrta, in mu ne omogoča, da bi financiranje preusmerilo na ustreznejše projekte. Tako s stališča strateškega vidika analiza odstopanja stroškov morda ni dobra stvar. Namesto tega je nekaj bolj sproščenih različic koncepta:
Analizo izvedite le, kadar se zdi očiten primer izjemno visokih stroškov
Analizo izvajajte samo na področjih, kjer so stroški dolgoročne narave in se ne pričakuje veliko sprememb (na primer pri upravnih funkcijah)
Analizo izvedite samo za pridobljena podjetja, da se seznanite z njihovimi strukturami stroškov, nato pa zaključite kakršno koli dodatno analizo
