Nakupna knjiga je podpostavka, v kateri se evidentirajo nakupi. Knjiga nakupov je del baze podatkov računovodske službe; nabavna služba ga ne vzdržuje. Knjiga je uporabna za ločevanje evidenc zneskov, ki jih podjetje porabi pri svojih dobaviteljih, na enem mestu. V knjigi nakupov je razvidno, kateri nakupi so bili plačani in kateri nakupi ostajajo neplačani. Tipična transakcija, vpisana v knjigo nakupov, zabeleži plačilo računa, ki mu pozneje sledi plačilna transakcija, ki odpravi obveznost. Tako bo verjetno v knjigi kadar koli ostalo neporavnano stanje obveznosti.
Če je obseg nakupa razmeroma majhen, potem knjiga nakupa ni potrebna. Namesto tega se ti podatki evidentirajo neposredno v glavni knjigi.
Če bi morali ročno voditi evidenco knjige nakupov, bi lahko vsebovala bistveno več informacij, kot je bila ravno navedena. Podatkovna polja v ročno pripravljeni knjigi nakupov lahko vsebujejo naslednje informacije za vsako transakcijo:
Datum nakupa
Koda dobavitelja (ali ime)
Številka računa dobavitelja
Številka naročilnice (če je uporabljena)
Identifikacijska koda za kupljeni izdelek (lahko glavna koda ali referenčna številka dobavitelja)
Plačani znesek
Plačan prometni davek
Oznaka plačila (navede, ali je plačano ali ne)
Primarni dokument, zabeležen v knjigi nakupov, je račun dobavitelja. Če dobavitelji podjetju odobrijo kredit za izdelke, kot so vrnjeno blago ali predmeti, poškodovani med prevozom, potem v knjigo nakupov zabeležite tudi dobropise, ki so jih izdali dobavitelji. Dobropis se lahko izda tudi za količinski popust, čeprav se to dobroimetje lahko nanaša na skupne nakupe, zato ga ni mogoče izslediti do posamezne nakupne transakcije.
Informacije v knjigi nakupov se periodično zbirajo in knjižijo na račun v glavni knjigi, ki je znan kot kontrolni račun. Račun za nadzor nad knjigo nakupov se uporablja, da ne bi prenatrpali glavne knjige z veliko količino informacij, ki so običajno shranjene v knjigi nakupov. Takoj po knjiženju se mora stanje na kontrolnem računu ujemati s stanjem v knjigi nakupov. Ker na nadzornem računu niso shranjene podrobne transakcije, bo moral vsak, ki želi raziskati nakupne transakcije, s kontrolnega računa preiti na knjigo nakupov, da jih najde.
Preden zaključite knjige in ustvarite računovodske izkaze na koncu obračunskega obdobja, morate izpolniti vse vnose v knjigo nakupov, knjigo za to obdobje zapreti in vsoto iz knjige nakupov knjižiti v glavno knjigo.
Podobni pogoji
Nakupna knjiga je znana tudi kot podnakup za nakup ali podračun.
