Evidenca plač vsebuje informacije o izplačanih nadomestilih zaposlenim in morebitnih odbitkih od njihove plače. Te evidence zaposleni na plačilnih listah potrebujejo za izračun bruto plače in neto plače zaposlenih. Evidence plač običajno vključujejo informacije o naslednjih postavkah:
Žalna plača
Bonusi
Provizije
Odbitki za pokojnine, prejemke, dobrodelne prispevke, ograde, načrte nakupa delnic itd
Obrazci za dovoljenje za neposredno polog
Bruto plače
Ure delale
Ročna plačila s čeki
Izplačane neto plače
Stopnje plač
Počitnice in / ali bolniška odsotnost
Podatki v evidencah plač so bili tradicionalno shranjeni na papirnatih dokumentih, lahko pa se evidentirajo tudi kot elektronski dokumenti.
Evidence plač se lahko štejejo za podskupino informacij, shranjenih v evidencah človeških virov, ki lahko vsebujejo precej več informacij kot postavke, ki se nanašajo samo na plače in odbitke zaposlenih.
Časovno obdobje, v katerem je treba hraniti evidenco plač, je odvisno od vladnih zahtev. Služba za notranje davke običajno navede obvezno obdobje hrambe v vsakem dokumentu, ki ga izda, ki obravnava vprašanja plač. Na splošno je treba izračune plač hraniti dve leti, kolektivne pogodbe pa tri leta.
