Glavna knjiga je datoteka, sestavljena iz računov, ki se uporabljajo za beleženje poslovnih transakcij organizacije. Glavna knjiga ima posebej določeno predlogo, ki se uporablja za organiziranje nešteto transakcij, ki so lahko shranjene v datoteki. Predloga se lahko nekoliko razlikuje glede na računovodski programski paket, vendar običajno vključuje naslednja polja:
Številka računa . To je glavni označevalec računa. Obstaja več možnih konfiguracij številk računov, na primer dve številki za kodo podjetja, še dve številki za kodo oddelka znotraj vsakega podjetja in še tri številke za določeno postavko sredstva, obveznosti, kapitala, prihodkov ali odhodkov znotraj vsake oddelek.
Ime računa . To je ime vsakega računa. Običajno je nastavljen v ločeni datoteki in se ob vnosu številke računa samodejno prikaže v glavni knjigi.
Dolg . To je polje, v katerega se izvede debetni del vnosa.
Kredit . To je polje, v katerem se izvede dobropis vnosa.
Številka transakcije . Številka transakcije se vnese kot del vsake transakcije, po možnosti tudi z identifikatorjem, ki opisuje vrsto dejavnosti, ki se beleži. Na primer, pred številko transakcije vnosa v dnevnik je lahko "JE", medtem ko je pred potrdilom o denarju, vnesenem prek sistema prejemkov, "CR".
Skupaj . Na dnu vsake podrobnosti o računu je vrstica s skupnimi vsotami, ki navaja skupno vsoto bremenitve in vsoto dobroimetja na datum glavne knjige. Na desni strani drugih polj glavne knjige je lahko tudi izračunana tekoča vsota, v kateri je navedeno stanje končnega računa za vsako transakcijo.
Večina glavnih knjig omogoča tudi vnos proračunskih informacij. Te informacije se lahko shranijo v ločeni datoteki in se v računovodskih izkazih pojavijo samo, če izkazi uporabljajo proračun v primerjavi z dejansko obliko.
