Upravljanje stroškov je nadzor nad dejanskimi ali napovedanimi stroški, ki jih ima podjetje. To je najbolje uporabiti kot formaliziran postopek z uporabo nekaterih ali vseh naslednjih korakov:
- Zbirajte informacije o tekočih in predvidenih stroških. Običajno to prihaja iz glavne knjige za dejanske stroške, informacije pa je mogoče zbrati tudi prek stroškovnega sistema, ki temelji na dejavnosti, ali z neko manj formalno metodologijo zbiranja. Predvideni stroški izhajajo iz primerjav s podobnimi projekti ali izdelki ali ocen na podlagi predvidenih računov.
- Preglejte zbrane informacije in se prepričajte, ali je mogoče stroške znižati ali se jim v celoti izogniti. To lahko vključuje ločevanje stroškov na fiksne, spremenljive in mešane stroške, pregled stroškov na liniji trenda, analizo vpliva na ozka grla in primerjavo stroškov s primerjalnimi podjetji.
- Poročanje rezultatov analize vodstvu s priporočenimi ukrepi.
- Vzpostavitev kontrol za zagotovitev, da se spremembe, ki jih naloži vodstvo, upoštevajo na predvideni način.
- Spremljanje sprememb, ki jih je naložilo vodstvo kot rezultat te analize, da se ugotovi, kako so spremembe spremenile profil stroškov podjetja.
Če podjetje skuša obvladovati stroške, povezane s prihodnjimi dejavnostmi (na primer načrtovanje novega izdelka ali gradnja nove stavbe), so dejavnosti upravljanja stroškov nekoliko drugačne. Sledil je lahko kateri koli od naslednjih dejavnosti:
- Uporaba ciljnih stroškov za nenehno ocenjevanje stroškov, ko se funkcije dodajo ali odštejejo od projekta (običajno novega izdelka).
- Uporaba pregledov mejnikov za primerjavo prvotno ocenjenih stroškov z dejanskimi. Ti pregledi lahko včasih privedejo do popolne odpovedi projektov.
Upravljanje stroškov lahko vključuje tudi preprosto nadzorno funkcijo, pri kateri ni potrebe po spremembah. V tem primeru lahko sledimo naslednjim pristopom k upravljanju stroškov:
- Uporaba analize variance za poudarjanje morebitnih razlik med nastalimi stroški in predvidenimi stroški.
- Uporaba analize izjem za poudarjanje le tistih odstopanj od predvidenih stroškov, ki presegajo določen prag.
- Uporaba analize trendov za ugotavljanje dolgoročnih sprememb nekaterih stroškov.
Skratka, upravljanje stroškov je široka tema, ki zajema različne dejavnosti zbiranja, analize, poročanja in nadzora. Vsako podjetje, ki želi dolgoročno ostati dobičkonosno, bo moralo precejšen del svojega časa nameniti dejavnostim upravljanja stroškov.
