Themetoda stalnega inventarja vključuje stalno posodabljanje evidenc zalog podjetja z najnovejšimi prodajami in nakupi. Te posodobitve običajno vključujejo dodajanje in odštevanje zalog za dejavnosti, kot so prejeti predmeti zalog, blago, ki se prodaja na zalogi, vrnjeno blago in predmeti, pobrani iz zaloge za uporabo v proizvodnem procesu. Ta metoda je standardni sistem za sledenje zalog, ki ga uporablja vsaka organizacija, ki ohranja pomembne naložbe v zaloge, saj je potrebna za upravljanje zaloge v realnem času. Za uspešen sistem trajnega inventarja je treba sprejeti naslednje prakse:
Računalniška baza podatkov . V skladu z večnim sistemom se vodi večina ločenih zapisov za sledenje dodajanjem in izbrisom zalog za vsako postavko zaloge. Čeprav je to mogoče storiti z ročnim sistemom "kartic", popis vseh velikosti zahteva, da se poplava povezanih transakcij obravnava z računalniško bazo podatkov.
Štetje ciklov . Uporabite štetje ciklov, da nenehno štejete majhne dele inventarja in raziščete morebitne odstopanja. To je odlična tehnika za vzdrževanje natančnosti evidenc zalog.
Kodiranje lokacije . Nemogoče je izvesti štetje ciklov, če skladiščno osebje ne ve, kam naj išče, zato vsakemu inventarnemu predmetu dodelite lokacijsko kodo, kjer naj bo shranjen. Sprejemljivo je imeti več lokacijskih kod za en inventar.
Omejen dostop . Natančnost evidenc inventarja se znatno izboljša, kadar je dostop do inventarja, ki mu sledi, omejen, na primer z ograjo in zaklenjenimi vrati. V nasprotnem primeru nekdo preveč enostavno odstrani blago iz skladišča ali ga premakne na drugo lokacijo.
Primarne transakcije, ki se uporabljajo v okviru metode trajnega inventarja, so:
Posnemite nakup . To je bremenitev računa zalog in dobropis računa obveznosti.
Posnemite prodajo . To je bremenitev računa stroškov prodanega blaga in dobropis računa zalog.
Posnemite potezo . V glavni knjigi ni vnosa za lokacijski premik med skladiščnimi mesti, čeprav bi moral sistem upravljanja skladišča zabeležiti spremembo lokacije.
Zapišite prilagoditev količine . To bremeni stroške prodanega blaga ali račun za krčenje zalog in dobropis zalog zalog.
Metoda trajnega inventarja se bistveno razlikuje od druge metode, ki se uporablja za sledenje inventarju, ki se imenuje metoda periodične inventure. Periodična metoda vključuje sestavljanje vseh nakupov med obračunskim obdobjem, izvajanje fizičnega inventarja na koncu obdobja in nato uporabo naslednjega izračuna za doseganje stroškov prodanega blaga za določeno obdobje:
Začetni inventar + Nakupi - Končni inventar = Stroški prodanega blaga
Sistem periodičnega inventarja temelji na natančnem štetju inventarja le, kadar se šteje fizično. V vseh drugih primerih podjetje, ki uporablja periodični sistem, ne pozna natančnega števila enot, ki jih ima na zalogi, zaradi česar je slabše od metode trajnega inventarja.
