Obračun obračuna plač vključuje vse vidike izračuna in izplačevanja nadomestil zaposlenim, vključno s plačilom odtegljajev tretjim osebam. Rezultat tega postopka je dokumentiranje stroškov, povezanih z vsemi vrstami odškodnin, pa tudi pravočasna izplačila zaposlenim. Čeprav nekateri sistemi, ki vključujejo več ali manj avtomatizacije, morda ne vključujejo vseh teh korakov, bo za večino sistemov plačil veljal naslednji postopek:
Postavite nove zaposlene . Novi zaposleni naj v okviru postopka najema izpolnijo podatke o plačilnih listah, na primer obrazec W-4 in obrazce zdravstvenega zavarovanja, ki lahko zahtevajo odbitke plač. Odstavite kopije teh podatkov, da jih vključite v naslednjo plačilno listo.
Zbirajte podatke o časovnem načrtu . Zaposleni na plačah ne zahtevajo sprememb plač za vsako izplačano plačo, vendar morate zbrati in povzeti podatke o opravljenem delovnem času zaposlenih, ki niso oproščeni plače. To lahko vključuje, da zaposleni skenirajo značko skozi računalniško uro.
Preverite podatke o časovni kartici . Povzemite pravkar zbrane podatke o plačilnih listih in naj nadzorniki preverijo, ali so zaposleni pravilno zabeležili svoj čas.
Povzeti zapadle plače . Število opravljenih ur pomnožite s plačo za vsakega zaposlenega, upoštevajoč tudi razlike v nadurah ali izmenah.
Vnesite spremembe zaposlenih . Zaposleni lahko zahtevajo spremembe svojih plač, ponavadi zadrženih davkov ali pokojnin. Večino tega boste morda morali zabeležiti pred izračunom davkov, saj to vpliva na višino plač, na katere se davki uporabljajo.
Izračunajte davke . Z davčnimi tabelami IRS določite znesek davkov, ki se zadržijo od bruto plače zaposlenih.
Izračunajte odbitke plač . Obstajajo številni dodatni odbitki, s katerimi se odvzame neto dohodek zaposlenih, vključno z odbitki za zdravstveno zavarovanje, življenjsko zavarovanje, opore in članarine. Prav tako morate slediti zneskom ciljev za te odbitke, tako da boste prenehali z odštevanjem, ko bodo doseženi vsoti ciljev.
Odštejte ročna plačila . Če so bila zaposlenim že opravljena ročna plačila, na primer predujmi, potem te zneske odštejte od preostale neto plače.
Ustvarite plačilni register . Povlecite podatke o plačah in odbitkih za vsakega zaposlenega v plačilnem seznamu, ki jih lahko nato povzamete, da ustvarite tudi zapisnik o evidenci plačnega seznama. Ta dokument samodejno ustvarijo vsi programski paketi za plače.
Natisnite plače . Natisnite plače zaposlenih z uporabo podatkov v plačilnem seznamu. Bruto plačo, odbitke in neto plačo običajno razčlenite v nasvetu o nakazilih, ki spremlja plačo.
Plačajte z neposrednim pologom . Obvestite svojega obdelovalca neposrednih vplačil o znesku morebitnih neposrednih izplačil in zaposlenim izdajte nasvete o nakazilih za ta izplačila.
Izdajte plače . Zaposlene naj izdajo plače, ki zahtevajo identifikacijo zaposlenih, če je zaposlenih veliko.
Zadržani depoziti . Vse zadržane davke na izplačane plače in davke, ki ustrezajo delodajalcem, deponirajte pri banki, ki je pooblaščena za izvajanje teh transakcij.
Vpisi v plačilne liste
Primarni vnos dnevnika za izplačane plače je vnos na ravni povzetka, ki je sestavljen iz plačnega registra in je zapisan bodisi v dnevniku plačilnih listov bodisi v glavni knjigi. Ta vnos običajno vključuje bremenitve za neposredne stroške dela, plače in del davka na izplačane plače podjetja. Na več računih bodo na voljo tudi dobropisi, pri čemer bo vsak podrobno opisal obveznost za davke na izplačane plače, ki niso bili plačani, pa tudi za znesek gotovine, ki je bila zaposlenim že plačana za njihovo neto plačo. Osnovni vnos (ob predpostavki nadaljnje razčlenitve obremenitev po posameznih oddelkih) je:
