Trajni nalog je ponavljajoče se dovoljenje za nakup ali plačilo. Koncept se lahko nanaša na področja nabave in obveznosti, pri čemer so razlike naslednje:
- Nabava . Ponavljajoče se naročilo, ki se lahko imenuje glavno naročilo, se izda dobavitelju, ki dovoli ponavljajoče se dobave kupcu. Ta sporazum običajno določa cene, ki jih je treba plačati, in količine, ki jih je treba dostaviti v določenem nabavnem obdobju. Od prodajalca se lahko zahteva, da počaka, da kupec pošlje določena pooblastila, ali preprosto redno dostavlja.
- Obveznosti . Periodična plačila v enakem znesku se plačajo dobaviteljem. Ta pristop se običajno uporablja za pogodbene obveznosti, kot so mesečna plačila zavarovanja, najemnine, posojila in parkirnine. To je običajno v obliki navodil pri kupčevi banki, da v rednih časovnih presledkih izdajajo plačila na bančni račun prodajalca. Podatki o trajnem nalogu so običajno navedeni na obrazcu za pooblastilo, ki ga zahteva banka kupca.
Trajni nalogi lahko povečajo učinkovitost podjetja s podvajanjem nakupov in plačil, namesto da zahtevajo, da se posamezne transakcije sprožijo vsakič, ko je treba opraviti nakup ali plačilo. S tem močno zmanjšate s tem povezano količino papirjev. Nevarnost njihove uporabe je v tem, da lahko predolgo trajajo, tako da se lahko nakupi še naprej izvajajo, ko niso več potrebni, ali plačila, opravljena po tem, ko za to ni več treba. Posledično je treba stalno spremljati datume odpovedi trajnih nalogov.
Druga skrb je, da lahko katera koli vrsta trajnega naloga ustvari pomembno obveznost za podjetje, zato strogo omejite število zaposlenih, ki so pooblaščeni za njihovo izdajo.
