Obračunavanje amortizacije zahteva neprekinjeno vrsto vpisov, da se osnovno sredstvo zaračuna v odhodke in ga sčasoma odpravi. Ti vnosi so zasnovani tako, da odražajo stalno uporabo osnovnih sredstev skozi čas.
Amortizacija je postopno zaračunavanje stroškov sredstva v pričakovani dobi koristnosti. Razlog za uporabo amortizacije za postopno zmanjšanje evidentirane nabavne vrednosti osnovnega sredstva je pripoznavanje dela odhodka sredstva hkrati, ko družba evidentira prihodek, ki ga je ustvarilo osnovno sredstvo. Če bi torej stroške celotnega osnovnega sredstva zaračunali odhodkom v enem obračunskem obdobju, vendar je še leta ustvarjalo prihodke, bi bila to neprimerna računovodska transakcija po načelu ujemanja, ker se prihodki ne ujemajo z povezani stroški.
V resnici prihodkov ni vedno mogoče neposredno povezati z določenim osnovnim sredstvom. Namesto tega jih je lažje povezati s celotnim proizvodnim sistemom ali skupino sredstev.
Amortizacijski vpis je lahko preprost vnos, namenjen za vse vrste osnovnih sredstev, ali pa je razdeljen na ločene vnose za vsako vrsto osnovnih sredstev.
Osnovni vnos amortizacije v breme je obremenitev računa amortizacijskih stroškov (ki je prikazan v izkazu poslovnega izida) in knjiženje računa akumulirane amortizacije (ki je v bilanci stanja prikazan kot kontni račun, ki zmanjšuje znesek osnovnih sredstev). Sčasoma se bo akumulirana amortizacijska bilanca še naprej povečevala, ko se ji bo dodajalo več amortizacije, dokler ne bo enaka prvotni nabavni vrednosti sredstva. Takrat prenehajte beležiti morebitne stroške amortizacije, saj so se stroški sredstva zdaj znižali na nič.
Na primer, podjetje ABC izračuna, da bi moralo v tekočem mesecu imeti 25.000 ameriških dolarjev stroškov amortizacije. Vnos je:
