Izvorni dokument je izvirni dokument, ki vsebuje podrobnosti o poslovni transakciji. Izvorni dokument zajema ključne informacije o transakciji, kot so imena vpletenih strani, plačani zneski (če obstajajo), datum in vsebina transakcije. Izvorne dokumente pogosto označujejo z enolično številko, tako da jih je mogoče v računovodskem sistemu razlikovati. Predštevilčenje dokumentov je še posebej koristno, saj podjetju omogoča, da razišče, ali manjka kateri koli dokument.
Ko so informacije v izvornem dokumentu zabeležene v računovodski sistem, se izvorni dokument indeksira za lažji dostop in arhivira. Dokumenti, ustvarjeni v preteklem letu, se običajno shranjujejo na kraju samem, starejši pa v manj dragih skladiščih.
Izvorni dokumenti so kritični za revizorje, ki jih uporabljajo kot dokaz, da so zabeležene transakcije dejansko prišle. Podjetja uporabljajo tudi izvorni dokument kot dokaz pri poslovanju s svojimi poslovnimi partnerji, običajno v zvezi s plačili. Primeri izvornih dokumentov so:
Preklican ček
Dobropis
Odrezek pologa
Poročilo o izdatkih
Račun
Obrazec za zahtevo materiala
Naročilnica
Časovna kartica
Potrdilo o prodaji
Za dokaze so na splošno sprejemljive elektronske slike izvornih dokumentov, čeprav je v nekaterih primerih še vedno potrebna dokumentacija na papirju.
Običajno je treba izvorne dokumente hraniti več let. Služba za notranje prihodke določa intervale hrambe za nekatere vrste dokumentov, povezanih s plačilnimi listami. Če imate kakršno koli vprašanje glede roka hrambe dokumenta, se posvetujte z usposobljenim odvetnikom.
